Wie eine koreanische Schule das Drucken von einem ganzen Tag auf 5 Minuten verkürzte

An einer Mittelschule in der Provinz Gyeonggi, Südkorea, verwandelt sich das Verwaltungsbüro jedes Semester in eine Druckfabrik. Elternbriefe, Prüfungsunterlagen, Arbeitsblätter, offizielle Mitteilungen – täglich müssen über 100 Dateien gedruckt werden. Und das Personal saß den ganzen Tag daran, jede Datei einzeln zu drucken.

Das Problem: Verschiedene Dateiformate, ganztägiges Drucken

Das Drucken an koreanischen Schulen ist aufgrund gemischter Dateiformate besonders mühsam. Offizielle Dokumente des Bildungsamtes kommen als HWP-Dateien (Koreas Standard-Textverarbeitungsformat). Externe Materialien kommen als PDFs. Von Lehrern erstellte Arbeitsblätter sind eine Mischung aus HWP, Word und manchmal PowerPoint.

• HWP-Dateien erforderten das Öffnen von Hancom Office – eine schwere App, die jedes Mal Zeit zum Laden benötigt
• PDF-Dateien mussten mit Adobe Reader oder einem Webbrowser separat geöffnet und gedruckt werden
• Word-Dateien erforderten einen weiteren Anwendungswechsel
• Jede einzelne Datei: öffnen → Druckoptionen festlegen → drucken → schließen → wiederholen
• Während der Prüfungszeiten dauerte das Drucken von jahrgangs- und fachspezifischen Tests den halben Tag
• Papierstaus oder Druckerfehler bedeuteten, den Überblick zu verlieren und von vorne anfangen zu müssen

"Während der Prüfungszeit verbrachten wir buchstäblich den ganzen Tag nur mit Drucken. Datei öffnen, drucken, schließen, die nächste öffnen. Es klingt einfach, aber bei über 100 Dateien bleibt nicht einmal Zeit für das Mittagessen."

Warum bestehende Lösungen nicht funktionierten

Das Personal hatte schon früher nach Lösungen gesucht, aber jedes Tool hatte eine kritische Lücke. Die meiste Stapeldruck-Software unterstützte nur PDF-Dateien. Keine davon konnte mit HWP umgehen – dem Format, das koreanische Schulen am häufigsten verwenden.

• In Windows integrierter Mehrfachdateidruck – bringt die Reihenfolge durcheinander und ignoriert HWP-Dateien
• Online-PDF-Merge-Seiten – akzeptieren nur PDFs, sodass HWP-Dateien zuerst konvertiert werden müssen, was die Arbeit verdoppelt
• Kostenpflichtige Software – Schulbudgets decken Softwarelizenzen selten ab
• Hancom Office Stapeldruck – verarbeitet nur HWP-Dateien und lässt PDFs und Word-Dokumente außen vor

Der Wendepunkt: Entdeckung der HWP-Unterstützung in Batch Printer

Eines Tages suchte eine Verwaltungsmitarbeiterin nach "Stapeldruck alles auf einmal" und fand Batch Printer. Zuerst erwartete sie nur ein weiteres PDF-Tool. Aber dann bemerkte sie HWP und HWPX unter den unterstützten Formaten – und alles änderte sich.

PDF, HWP, Word, Excel, PowerPoint und Bilder – alle konnten zusammen hochgeladen und mit einem einzigen Klick gedruckt werden. Keine Softwareinstallation erforderlich. Es funktionierte direkt im Webbrowser.

Wie es funktioniert: Keine Installation, sofortige Ergebnisse

Die Einführung von Batch Printer erforderte keinerlei Einrichtung. Keine Software zu installieren, keine Beteiligung der IT-Abteilung. Browser öffnen, zu Batch Printer gehen und mit dem Drucken beginnen.

• Schritt 1: Alle Dateien auswählen und per Drag-and-Drop in Batch Printer ziehen (HWP, PDF, Word – jedes Format)
• Schritt 2: Wenn die Reihenfolge wichtig ist, Dateien per Drag-and-Drop in die gewünschte Sequenz bringen
• Schritt 3: Auf "Alle drucken" klicken – jede Datei wird in ein einziges PDF zusammengeführt und der Druckdialog öffnet sich

Beim allerersten Test lud die Verwaltung gleichzeitig 30 HWP-Dateien und 20 PDFs hoch. Was früher über 2 Stunden dauerte, war in nur 3 Minuten druckbereit.

Die Ergebnisse: Von einem ganzen Tag auf 5 Minuten

Die Auswirkungen waren unmittelbar und dramatisch. Die größte Veränderung war, dass das Personal nicht mehr den ganzen Tag an den Drucker gefesselt war.

• Verwaltungspersonal konnte sich auf die eigentliche Arbeit konzentrieren – Schüleraktenverwaltung, Beantwortung von Anfragen
• Das Drucken von Prüfungsunterlagen sank von einem halben Tag auf 10 Minuten
• Kein Wechsel mehr zwischen Anwendungen für verschiedene Dateiformate
• Kein erneutes Drucken mehr wegen falscher Druckreihenfolge
• Elternbriefe zum Semesterbeginn mit einem Klick erledigt
• Reduzierter Druckstress verbesserte die allgemeine Mitarbeiterzufriedenheit

"Jetzt lade ich morgens einfach die Dateien hoch, klicke auf "Alle auf einmal drucken" und fertig. Früher haben wir wegen des Druckens Überstunden gemacht. Rückblickend ist es schwer zu glauben, dass das unsere Realität war."

Wann Batch Printer den größten Unterschied machte

• Zwischen- und Abschlussprüfungen – alle Testunterlagen nach Jahrgang und Fach auf einmal drucken
• Semesterbeginn – gleichzeitiges Drucken von über 20 verschiedenen Elternbriefen
• Lehrerfortbildungen – Präsentationsfolien (PPT) und Referenzdokumenten (PDF, HWP) zusammen ausgeben
• Schülerakten – Stapelverarbeitung verschiedener HWP-Formulare
• Anmeldungen für Nachmittagsprogramme – Drucken von Schülereinreichungen (PDFs, Bilder) alles zusammen

Jede Schule kann heute starten

Dies ist keine einzigartige Situation. Schulen im ganzen Land stehen vor der gleichen täglichen Drucklast – Berge von HWP- und PDF-Dateien, die durch den Drucker müssen. Jede Schule kann sofort die gleichen Ergebnisse erzielen.

• Keine Installation erforderlich – funktioniert jetzt in jedem Browser
• Volle HWP/HWPX-Unterstützung – Hancom-Dateien drucken, ohne Hancom Office installiert zu haben
• PDF, Word, Excel, PPT, Bilder werden unterstützt – kein Wechsel mehr zwischen Apps
• Kostenlos nutzbar – keine Budgetgenehmigung für Kernfunktionen erforderlich
• Dateien bleiben sicher – werden nach der Verarbeitung automatisch gelöscht, sicher für personenbezogene Daten von Schülern