概要
Batch PrinterでPDFに開封パスワードと権限パスワードを設定し、給与通知、患者情報、取締役会資料などの機密文書を安全に共有できます。ファイルとパスワードを別々の経路で送ることで、メールが誤転送された場合の漏えいリスクを下げられます。
PDFにパスワードを設定する方法
PDFファイルにパスワード保護を追加する手順
- 1
PDFをアップロード
PDFファイルをアップロード領域にドラッグアンドドロップします。
- 2
パスワードを設定
希望するパスワードを入力し、確認のためもう一度入力します。
- 3
保護してダウンロード
保護をクリックしてPDFを暗号化し、保護済みファイルをダウンロードします。
よくある質問
どの種類のパスワードを設定できますか?
PDFを開くために必要なユーザーパスワードと、編集や印刷に必要な所有者パスワードを設定できます。
開封パスワードと権限パスワードの違いは何ですか?
開封パスワードは、認証情報がない人にファイルの閲覧を許可しません。権限パスワードは閲覧を許可しつつ、印刷、コピー、編集などの操作を制限します。
署名済みの文書も保護できますか?
はい。ただし署名とレイアウトを確認してから保護を追加してください。署名済みPDFを再処理すると、一部のビューアで検証結果に影響する場合があります。
PDFのパスワードはどの程度強くすべきですか?
英字、数字、記号を組み合わせて12文字以上にしてください。メールやクラウドアカウントで使っているパスワードの再利用は避けましょう。
受信者は保護されたPDFを開くために特別なソフトが必要ですか?
ほとんどの最新PDFリーダーは暗号化ファイルに対応しています。受信者に必要なのは正しいパスワードと最新のビューアだけです。
PDFを保護の実用的な使い方
人事や給与計算チームは、給与通知書や税務書類をメールで共有する前に保護します。パスワード付きPDFなら、承認された受信者以外へメールが転送された場合でも、偶発的な露出を抑えられます。
医療機関の管理担当者は、紹介用に書き出した患者サマリーを保護します。文書単位のパスワードは、ファイルがクリニックと外部専門医の間を移動するときの追加保護になります。
財務部門は、予算審議期間中の取締役会資料に印刷やコピーの制限を設定します。正式公開前の無断再配布を抑える助けになります。
PDFを保護のヒントとベストプラクティス
- ファイルとパスワードは別々の経路で届けましょう。たとえばファイルはメール、パスワードはチャットや電話で送ります。
- チーム内でパスワードの命名規則を明確にし、受信者が想定すべき認証情報の形式を分かるようにしましょう。
- 配布前に、少なくとも1つのデスクトップPDFリーダーと1つのモバイルPDFリーダーで保護済みファイルを確認してください。
- 規制対象データを扱う場合は、誰がいつ保護済みファイルを受け取ったか記録します。
- 今後の更新に備えて、保護していないマスターコピーを安全な社内リポジトリに保管してください。