액세스에 게이트가 필요할 때 PDF를 비밀번호로 보호하세요

PDF 비밀번호는 파일이 장치를 떠난 후 우연히 열리지 않아야 할 때 유용합니다. 급여 편지, 계약서 초안, 세금 워크시트, 고객 메모 및 내부 보고서는 이메일이나 채팅을 통해 이동하는 경우가 많습니다. 파일이 실수로 전달된 경우 비밀번호 프롬프트를 통해 액세스 게이트가 하나 더 제공됩니다. 그렇다고 해서 워크플로가 모든 위험으로부터 면제되는 것은 아니지만 문서를 제한해야 할 때 열린 파일을 보내는 것보다 낫습니다.

이 재작성은 이전에 이 게시물에 있었던 지원되지 않는 위반 비용 및 법적 표준 주장을 제거합니다. 나는 이를 새로운 법적 주장으로 대체하지 않았습니다. 이번 업데이트에서는 삭제된 한 페이지 PDF와 임시 샘플 비밀번호를 사용하여 프로덕션 Batch Printer Protect PDF 페이지를 테스트했습니다. 워크플로가 비밀번호 옵션 화면에 도달한 후 보호된 PDF 결과 상태를 반환했습니다.

PDF 비밀번호로 할 수 있는 것과 할 수 없는 것

비밀번호 보호는 문서 수준 액세스 제어입니다. 비밀번호를 설정하고 보호 엔드포인트가 성공적으로 완료되면 도구는 표준 PDF 암호화를 사용합니다. 수신자가 호환되는 PDF 리더에서 파일을 열려면 비밀번호가 필요합니다. 권한 설정은 PDF 독자에게 복사, 편집, 인쇄 또는 주석 달기와 같은 작업을 제한하도록 요청할 수도 있습니다.

이러한 설정을 완전한 보안 프로그램으로 취급하지 마십시오. 그들은 누가 비밀번호를 받을 수 있는지 결정하거나, 누군가가 화면 사진을 찍는 것을 막거나, 취약한 비밀번호를 복구하거나, 워크플로가 법률이나 산업 규칙을 충족하는지 증명하지 않습니다. 조직에 공식적인 보안 요구 사항이 있는 경우 해당 정책을 따르고 적합한 경우에만 이 도구를 사용하십시오.

• 실수로 이메일을 받은 사람이 문서를 읽을 수 없어야 하는 경우 알려진 수신자에게 초안을 보냅니다.
• 재무 워크시트나 HR 서류를 내부적으로 공유하기 전에 추가 게이트를 추가합니다.
• 검토 전용 파일의 경우 일반 복사 또는 인쇄를 제한합니다.
• 원본을 안전한 장소에 보관하면서 임시 보호 사본을 준비합니다.
• 첨부 파일을 보내는 데 사용되는 채널에서 파일에 대한 액세스를 분리합니다.

테스트된 워크플로: 업로드, 비밀번호, 권한, 다운로드

프로덕션 PDF ​​보호 페이지에는 단일 파일 업로드 흐름이 표시되었습니다. 삭제된 PDF를 선택하면 페이지에 비밀번호, 확인 필드와 권한 확인란이 표시되었습니다. 테스트에서는 보호 단계를 실행하기 전에 임시 비밀번호를 입력하고 복사를 꺼두었습니다.

• 1단계: /en/tools/pdf/protect를 열고 유일한 원본이 아닌 PDF 사본을 업로드합니다.
• 2단계: 비밀번호를 입력하고 확인하세요. 필드가 일치하지 않으면 처리하기 전에 중지하고 수정하세요.
• 3단계: 인쇄, 복사, 수정 및 주석 달기에 대한 권한 확인란을 검토합니다.
• 4단계: PDF를 보호하고 완료된 결과 상태를 기다립니다.
• 5단계: 파일을 다운로드하고 PDF 리더에서 열고 설정한 비밀번호를 묻는 메시지를 확인합니다.

비밀번호 및 권한 설정 선택

비밀번호는 귀하가 가장 직접적으로 제어하는 ​​워크플로의 일부입니다. 이름, 생일, 회사 이름, 프로젝트 코드 또는 재사용된 계정 비밀번호를 피하세요. 일반적으로 짧고 영리한 단어보다 안전하게 저장할 수 있는 긴 문구가 더 좋습니다. PDF가 임시인 경우 검토 기간이 끝나면 교체하거나 제거하라는 알림을 설정하세요.

• 이 문서 또는 문서 세트에 고유한 비밀번호를 사용하십시오.
• 승인된 비밀번호 관리자 또는 보안 내부 프로세스에 비밀번호를 저장하세요.
• 수신자가 파일을 읽기만 하면 되는 경우 복사를 비활성화합니다.
• 마크업 버전이 원본인 것처럼 반환되지 않도록 하려면 수정 및 주석 달기를 비활성화하세요.
• 수신자가 사용할 가능성이 있는 PDF 리더에서 다운로드한 파일을 테스트하십시오.

보호된 파일을 안전하게 공유하는 방법

보호된 PDF는 여전히 잘못 처리될 수 있습니다. 지정된 수신자에게만 파일을 보낸 다음, 별도의 신뢰할 수 있는 경로를 통해 비밀번호를 공유하세요. 예를 들어 PDF를 이메일로 보내고 내부 채팅이나 전화 통화를 통해 비밀번호를 제공합니다. 수신자가 더 이상 액세스할 필요가 없으면 이전 파일을 재사용하는 대신 파일을 새 복사본과 새 비밀번호로 교체하세요.

보호되지 않은 원본을 통제된 곳에 보관하십시오. 보호된 복사본의 비밀번호를 잊어버린 경우 안전한 복구 경로는 일반적으로 보호 우회를 시도하지 않고 원본 파일입니다. 원본에 공유해서는 안 되는 정보가 포함되어 있는 경우 사본을 비밀번호로 보호하기 전에 해당 정보를 수정하세요.

비밀번호 보호 이상의 것이 필요한 경우

공유 복사본에서 정보를 제거해야 하는 경우 편집을 사용합니다. 특정 사용자만 파일을 다운로드할 수 있어야 하는 경우 액세스 제어 저장소를 사용하세요. 문서가 조직의 정책에 해당하는 경우 내부 검토 또는 법적 승인을 사용하세요. 비밀번호 보호는 하나의 레이어일 뿐 모든 다운스트림 처리 문제가 해결된다는 약속은 아닙니다.

보호된 PDF에 대한 FAQ

보호된 PDF가 공식 규칙을 충족한다고 주장할 수 있습니까? 아니요. 이 게시물은 법적 또는 보안 보증을 주장하지 않습니다. 이 도구를 PDF 비밀번호 워크플로우로 취급하고 조직의 요구 사항을 별도로 따르십시오.

모든 PDF 독자가 권한을 존중합니까? 대부분의 최신 독자는 보호된 PDF를 이해하지만 동작은 다양할 수 있습니다. 항상 수신자가 사용하는 리더에서 파일을 테스트하십시오.

나중에 파일을 편집해야 하면 어떻게 되나요? 보호되지 않은 원본 파일을 안전한 위치에 보관하고 해당 소스를 편집한 다음 보호된 새 복사본을 만듭니다.