Un flux de lucru ilustrativ pentru documente de asistență medicală, nu o poveste de spital numită

Acest scenariu este ilustrativ. Nu este o afirmație despre un anumit spital, clinică, grup de pacienți sau implementare client. Scenariul este construit în jurul unui model comun de administrare a asistenței medicale: personalul trebuie să pregătească mai multe documente de mai multe pagini ca un pachet care poate fi citit, evitând în același timp complexitatea inutilă a gestionării fișierelor.

Cabinetele de asistență medicală lucrează adesea cu formulare care vin din diferite sisteme: documente de primire, formulare de consimțământ, instrucțiuni de descărcare, note de recomandare, ID-uri scanate și liste de verificare interne. Chiar și atunci când fiecare fișier este obișnuit, fluxul de lucru combinat poate deveni fragil. Un membru al personalului poate descărca fișiere, le poate redenumi, le poate deschide unul câte unul, le poate tipări separat și apoi sorta manual stiva.

Provocarea: multe documente mici devin un singur blocaj operațional

Blocajul nu este că unul PDF este greu de imprimat. Blocajul este repetarea. Fiecare fișier separat creează o altă șansă de a pierde o pagină, de a imprima necomandat, de a atașa o versiune greșită sau de a uita ce formular a fost deja procesat. Într-un mediu cu multe documente, cel mai sigur flux de lucru este de obicei cel cu mai puține transferări și un pachet final mai clar.

• O fișă de instrucțiuni de acoperire pentru membrul personalului care pregătește pachetul.
• Un formular semnat sau un document de consimțământ exportat ca PDF.
• O pagină suport scanată care trebuie să rămână cu pachetul principal.
• Un ultim pas de revizuire înainte de imprimare, arhivare sau partajare printr-un sistem intern aprobat.
• Un nume de fișier clar, astfel încât pachetul să nu fie confundat cu schițele anterioare.

Design flux de lucru: coadă, comandă, îmbinare, verificare

Am testat fluxul de lucru cu trei documente igienizate în instrumentul de îmbinare Batch Printer. Scopul nu a fost de a simula fiecare sistem de sănătate. Scopul a fost de a verifica dacă o operațiune de lot pe partea browserului ar putea reduce numărul de pași manuali într-o sarcină tipică de creare a pachetelor.

• Colectați numai fișierele care aparțin pachetului și păstrați ciornele fără legătură din folderul de lucru.
• Încărcați PDF-urile dezinfectate în coada de îmbinare și confirmați că apare fiecare fișier așteptat.
• Aranjați coada în ordinea pe care un examinator sau destinatar ar trebui să citească pachetul.
• Îmbinați coada într-o singură ieșire PDF.
• Deschideți rezultatul și verificați prima pagină, tranzițiile între documente și pagina finală înainte de ao utiliza.

Ce au arătat testele cu fișierele reprezentative

Cel mai puternic rezultat al testului a fost claritatea. Odată ce trei fișiere au fost vizibile în coadă, fluxul de lucru a trecut de la amintirea atașamentelor separate la gestionarea unei liste ordonate. Acest lucru a făcut mai ușor să raționezi ce ar trebui să conțină rezultatul final. Starea finalizată a oferit și un punct de control natural: descărcați PDF combinat, deschideți-l și inspectați comanda înainte de orice pas în aval.

Testul a arătat, de asemenea, unde instrumentul nu ar trebui să fie suprapromis. Fuzionarea din partea browserului nu validează acuratețea medicală, nu decide dacă un formular aparține unei persoane, nu elimină datele sensibile sau nu înlocuiește controalele politicii. Pur și simplu ajută la sarcina mecanică de a asambla fișiere aprobate într-un singur PDF care poate fi citit.

Considerații de confidențialitate și securitate pentru mediile medicale

Caracteristica de confidențialitate relevantă este procesarea locală din partea browserului pentru acest flux de lucru PDF. În termeni simpli, operația de îmbinare poate fi finalizată în browser, mai degrabă decât să necesite o încărcare PDF pe un server de procesare a documentelor. Acest lucru este util pentru reducerea transferurilor inutile, dar nu este același lucru cu o garanție de conformitate. Fiecare organizație trebuie să-și urmeze în continuare propriile politici de dispozitiv, browser, control acces, reținere și aprobare.

• Utilizați fișiere igienizate sau aprobate atunci când testați un nou flux de lucru.
• Nu procesați documente pe dispozitive partajate sau negestionate fără aprobare internă.
• Închideți fila browser și eliminați descărcările temporare după ce pachetul este salvat acolo unde îi aparține.
• Păstrați un pas de revizuire pentru identitate, calitatea de membru al documentelor și ordinea paginilor.
• Document în care ieșirile îmbinate ar trebui să fie stocate, astfel încât descărcările locale să nu devină arhive umbră.

Recomandări pentru echipele pline de documente

Lecția din acest flux de lucru ilustrativ este modestă, dar practică: operațiunile lot PDF ajută atunci când același membru al personalului ar repeta manual pașii de deschidere, comanda și imprimare a fișierului. Ele sunt deosebit de utile atunci când rezultatul dorit este un singur pachet care trebuie citit de la început până la sfârșit.

Abordarea este mai slabă atunci când documentele necesită aprobări separate, când fiecare fișier trebuie încărcat într-un câmp de destinație diferit sau când dispozitivul browser nu este de încredere pentru lucru. În aceste cazuri, păstrați fișierele separate și utilizați procesul organizațional aprobat. Operațiunile în loturi sunt tratate cel mai bine ca un simplificator al fluxului de lucru, nu ca un înlocuitor pentru guvernare.