Przykładowy obieg dokumentów dotyczących opieki zdrowotnej, a nie nazwana historia szpitala

Ten scenariusz ma charakter ilustracyjny.Nie jest to twierdzenie dotyczące konkretnego szpitala, kliniki, grupy pacjentów lub wdrożenia klienta.Scenariusz opiera się na wspólnym schemacie administrowania opieką zdrowotną: pracownicy muszą przygotować kilka wielostronicowych dokumentów w formie jednego czytelnego pakietu, unikając przy tym niepotrzebnej komplikacji związanej z obsługą plików.

Biura opieki zdrowotnej często korzystają z formularzy przychodzących z różnych systemów: dokumentów przyjęć, formularzy zgody, instrukcji wypisu, skierowań, zeskanowanych dokumentów tożsamości i wewnętrznych list kontrolnych.Nawet jeśli każdy plik jest zwyczajny, połączony przepływ pracy może okazać się niestabilny.Pracownik może pobierać pliki, zmieniać ich nazwy, otwierać je jeden po drugim, drukować osobno, a następnie ręcznie sortować stos.

Wyzwanie: wiele małych dokumentów staje się wąskim gardłem operacyjnym

Wąskim gardłem nie jest to, że PDF jest trudny do wydrukowania.Wąskim gardłem są powtarzalność.Każdy osobny plik stwarza kolejną szansę na pominięcie strony, wydrukowanie w niewłaściwej kolejności, dołączenie niewłaściwej wersji roboczej lub zapomnienie, który formularz był już przetworzony.W środowisku obciążonym dużą ilością dokumentów najbezpieczniejszy przepływ pracy to zazwyczaj ten z mniejszą liczbą przekazań i wyraźniejszym pakietem końcowym.

• Arkusz instrukcji na okładce dla pracownika przygotowującego paczkę.
• Podpisany formularz lub dokument zgody wyeksportowany jako PDF.
• Zeskanowana strona pomocnicza, która musi pozostać w pakiecie głównym.
• Ostatni etap przeglądu przed drukowaniem, archiwizacją lub udostępnieniem za pośrednictwem zatwierdzonego systemu wewnętrznego.
• Wyraźna nazwa pliku, aby pakiet nie był mylony z wcześniejszymi wersjami roboczymi.

Projekt przepływu pracy: kolejka, porządek, scalanie, weryfikacja

Przetestowałem przepływ pracy z trzema oczyszczonymi dokumentami w narzędziu do scalania Batch Printer.Celem nie było symulowanie każdego systemu opieki zdrowotnej.Celem było sprawdzenie, czy operacja wsadowa po stronie przeglądarki może zmniejszyć liczbę ręcznych kroków w typowym zadaniu budowania pakietów.

• Zbieraj tylko pliki, które należą do pakietu i przechowuj niepowiązane wersje robocze z dala od folderu roboczego.
• Załaduj oczyszczone PDF do kolejki scalającej i potwierdź, że pojawiają się wszystkie oczekiwane pliki.
• Ułóż kolejkę w kolejności, w jakiej recenzent lub odbiorca powinien przeczytać pakiet.
• Połącz kolejkę w jedno wyjście PDF.
• Otwórz wydruk i przed użyciem sprawdź pierwszą stronę, przejścia między dokumentami i stronę końcową.

Co wykazały testy z reprezentatywnymi plikami

Najsilniejszym wynikiem testu była klarowność.Gdy w kolejce pojawiły się trzy pliki, przepływ pracy zmienił się z zapamiętywania oddzielnych załączników na zarządzanie jedną uporządkowaną listą.Dzięki temu łatwiej było przemyśleć, co powinien zawierać końcowy wynik.Ukończony stan stanowił również naturalny punkt kontrolny: pobierz połączony plik PDF, otwórz go i sprawdź zamówienie przed jakimkolwiek dalszym krokiem.

Test pokazał także, gdzie nie należy przeceniać narzędzia.Łączenie po stronie przeglądarki nie weryfikuje dokładności medycznej, nie decyduje, czy formularz należy do osoby, nie usuwa wrażliwych danych ani nie zastępuje kontroli zasad.Pomaga po prostu w mechanicznym zadaniu składania zatwierdzonych plików w jeden czytelny PDF.

Względy prywatności i bezpieczeństwa w środowiskach opieki zdrowotnej

Odpowiednią funkcją prywatności jest lokalne przetwarzanie po stronie przeglądarki dla tego przepływu pracy PDF.Mówiąc najprościej, operację scalania można wykonać w przeglądarce, zamiast wymagać przesyłania PDF na serwer przetwarzania dokumentów.Jest to przydatne w celu ograniczenia niepotrzebnego transferu, ale nie jest tym samym, co gwarancja zgodności.Każda organizacja nadal musi przestrzegać własnych zasad dotyczących urządzeń, przeglądarek, kontroli dostępu, przechowywania i zatwierdzania.

• Podczas testowania nowego przepływu pracy korzystaj z oczyszczonych lub zatwierdzonych plików.
• Nie przetwarzaj dokumentów na współdzielonych lub niezarządzanych urządzeniach bez wewnętrznej zgody.
• Zamknij kartę przeglądarki i usuń tymczasowe pliki do pobrania po zapisaniu pakietu tam, gdzie jego miejsce.
• Zachowaj krok przeglądu tożsamości, członkostwa w dokumencie i kolejności stron.
• Dokument, w którym powinny być przechowywane połączone wyniki, aby lokalne pliki do pobrania nie stały się archiwami w tle.

Przekąski dla zespołów obciążonych dużą ilością dokumentów

Lekcja z tego przykładowego przepływu pracy jest skromna, ale praktyczna: operacje wsadowe PDF są pomocne, gdy ten sam pracownik w przeciwnym razie powtarzałby ręcznie etapy otwierania, zamawiania i drukowania plików.Są one szczególnie przydatne, gdy żądanym wyjściem jest pojedynczy pakiet, który należy przeczytać od początku do końca.

Podejście to jest słabsze, gdy dokumenty wymagają osobnego zatwierdzenia, gdy każdy plik musi zostać przesłany do innego pola docelowego lub gdy urządzenie z przeglądarką nie jest zaufane do pracy.W takich przypadkach należy przechowywać pliki oddzielnie i stosować zatwierdzony proces organizacyjny.Operacje wsadowe najlepiej traktować jako uproszczenie przepływu pracy, a nie zamiennik zarządzania.