Ilustračný pracovný postup zdravotníckych dokumentov, nie príbeh o pomenovanej nemocnici

Tento scenár je ilustratívny.Nie je to tvrdenie o konkrétnej nemocnici, klinike, skupine pacientov alebo nasadení zákazníka.Scenár je postavený na bežnom vzore správy zdravotnej starostlivosti: zamestnanci musia pripraviť niekoľko viacstranových dokumentov ako jeden čitateľný paket a vyhnúť sa zbytočnej zložitosti pri manipulácii so súbormi.

Zdravotnícke úrady často pracujú s formulármi, ktoré prichádzajú z rôznych systémov: prijímacie papiere, formuláre súhlasu, pokyny na prepustenie, poznámky o odporúčaní, naskenované preukazy totožnosti a interné kontrolné zoznamy.Aj keď je každý súbor obyčajný, kombinovaný pracovný postup sa môže stať krehkým.Zamestnanec môže sťahovať súbory, premenovať ich, otvárať ich jeden po druhom, tlačiť samostatne a potom manuálne triediť zásobník.

Výzva: Mnoho malých dokumentov sa stáva jedným prevádzkovým prekážkou

Prekážkou nie je to, že jeden PDF sa ťažko vytlačí.Prekážkou je opakovanie.Každý samostatný súbor vytvára ďalšiu šancu zmeškať stránku, vytlačiť v poriadku, pripojiť nesprávny koncept alebo zabudnúť, ktorý formulár už bol spracovaný.V prostredí s množstvom dokumentov je najbezpečnejší pracovný tok zvyčajne ten s menším počtom odovzdaní a prehľadnejším konečným paketom.

• Krycí list s pokynmi pre zamestnanca pripravujúceho balíček.
• Podpísaný formulár alebo dokument súhlasu exportovaný ako PDF.
• Naskenovaná podporná stránka, ktorá musí zostať v hlavnom pakete.
• Posledný krok kontroly pred tlačou, archiváciou alebo zdieľaním prostredníctvom schváleného interného systému.
• Jasný názov súboru, aby sa paket nezamieňal s predchádzajúcimi konceptmi.

Návrh pracovného toku: fronta, objednávka, zlúčenie, overenie

Pracovný postup som testoval s tromi vyčistenými dokumentmi v nástroji na zlúčenie Batch Printer.Cieľom nebolo simulovať každý zdravotnícky systém.Cieľom bolo skontrolovať, či dávková operácia na strane prehliadača môže znížiť počet manuálnych krokov v typickej úlohe zostavovania paketov.

• Zhromažďujte iba súbory, ktoré patria do paketu, a nesúvisiace koncepty uchovávajte mimo pracovného priečinka.
• Načítajte vyčistené súbory PDFs do frontu na zlúčenie a potvrďte, že sa objavia všetky očakávané súbory.
• Usporiadajte front v poradí, v akom by si mal recenzent alebo príjemca prečítať paket.
• Zlúčte front do jedného výstupu PDF.
• Otvorte výstup a pred použitím skontrolujte prvú stranu, prechody medzi dokumentmi a poslednú stranu.

Čo ukázalo testovanie s reprezentatívnymi súbormi

Najsilnejším výsledkom testu bola jasnosť.Akonáhle boli vo fronte viditeľné tri súbory, pracovný postup sa presunul od zapamätania si samostatných príloh na správu jedného usporiadaného zoznamu.To uľahčilo uvažovanie o tom, čo by mal konečný výstup obsahovať.Dokončený stav tiež poskytol prirodzený kontrolný bod: stiahnite si kombinovaný PDF, otvorte ho a skontrolujte objednávku pred akýmkoľvek následným krokom.

Test tiež ukázal, kde by sa nástroj nemal preháňať.Zlúčenie na strane prehliadača nepotvrdzuje lekársku presnosť, nerozhoduje o tom, či formulár patrí osobe, neodstraňuje citlivé údaje ani nenahrádza ovládacie prvky politiky.Jednoducho pomáha s mechanickou úlohou zostaviť schválené súbory do jedného čitateľného súboru PDF.

Úvahy o ochrane súkromia a bezpečnosti v prostredí zdravotnej starostlivosti

Relevantnou funkciou ochrany osobných údajov je miestne spracovanie na strane prehliadača pre tento pracovný postup PDF.Zjednodušene povedané, operácia zlúčenia môže byť dokončená v prehliadači, namiesto toho, aby bolo potrebné nahrať PDF na server na spracovanie dokumentov.To je užitočné na zníženie zbytočného prevodu, ale nie je to to isté ako záruka súladu.Každá organizácia musí stále dodržiavať svoje vlastné pravidlá týkajúce sa zariadenia, prehliadača, riadenia prístupu, uchovávania a schvaľovania.

• Pri testovaní nového pracovného postupu používajte dezinfikované alebo schválené súbory.
• Nespracovávajte dokumenty na zdieľaných alebo nespravovaných zariadeniach bez interného schválenia.
• Po uložení paketu tam, kam patrí, zatvorte kartu prehliadača a odstráňte dočasné stiahnuté súbory.
• Ponechajte si krok kontroly identity, členstva v dokumente a poradia strán.
• Dokument, kde by sa mali ukladať zlúčené výstupy, aby sa lokálne stiahnuté súbory nestali tieňovými archívmi.

Postrehy pre tímy náročné na dokumenty

Poučenie z tohto ilustratívneho pracovného postupu je skromné, ale praktické: dávkové operácie PDF pomáhajú, keď by ten istý zamestnanec inak opakoval kroky otvárania súboru, objednávania a tlače ručne.Sú užitočné najmä vtedy, keď je požadovaným výstupom jeden paket, ktorý by sa mal prečítať od začiatku do konca.

Tento prístup je slabší, keď dokumenty potrebujú samostatné schválenie, keď sa každý súbor musí nahrať do iného cieľového poľa alebo keď zariadenie prehliadača nie je dôveryhodné pre prácu.V takýchto prípadoch uchovávajte súbory oddelene a použite schválený organizačný proces.S dávkovými operáciami je najlepšie zaobchádzať ako so zjednodušením pracovného toku, nie ako s náhradou za riadenie.