Chráňte heslom PDF, keď prístup potrebuje bránu

Heslo PDF je užitočné, keď by sa súbor nemal otvárať náhodne, keď opustí vaše zariadenie.Platové listy, návrhy zmlúv, daňové hárky, poznámky klientov a interné správy sa často pohybujú prostredníctvom e-mailu alebo chatu.Ak je súbor preposlaný omylom, výzva na zadanie hesla vám poskytne ďalšiu prístupovú bránu.To neznamená, že pracovný postup bude imúnny voči každému riziku, ale je to lepšie ako posielanie otvoreného súboru, keď by mal byť dokument obmedzený.

Týmto prepísaním sa odstránia nepodporované nároky na náklady na porušenie a právne štandardné nároky, ktoré boli predtým v tomto príspevku.Nenahradil som ich novými právnymi nárokmi.Pre túto aktualizáciu som testoval produkčnú stránku Batch Printer Protect PDF s dezinfikovanou jednostránkou PDF a dočasným vzorovým heslom.Pracovný postup dosiahol obrazovku možností hesla a potom vrátil chránený výsledok PDF.

Čo môže a čo nedokáže heslo PDF

Ochrana heslom je kontrola prístupu na úrovni dokumentu.Nástroj používa štandardné šifrovanie PDF, keď nastavíte heslo a koncový bod ochrany sa úspešne dokončí.Príjemca potrebuje heslo na otvorenie súboru v kompatibilnej čítačke PDF.Nastavenia povolení môžu tiež požiadať PDF čitateľov o obmedzenie akcií, ako je kopírovanie, úprava, tlač alebo pridávanie poznámok.

Nepovažujte tieto nastavenia za úplný bezpečnostný program.Nerozhodujú o tom, kto môže dostať heslo, zabrániť niekomu vo fotení obrazovky, opraviť slabé heslo ani dokázať, že pracovný postup spĺňa zákon alebo pravidlo odvetvia.Ak má vaša organizácia formálne požiadavky na bezpečnosť, dodržujte tieto zásady a používajte tento nástroj len tam, kde to vyhovuje.

• Odoslanie konceptu známemu príjemcovi, keď by dokument nemal byť čitateľný pre nikoho, kto e-mail dostane náhodne.
• Pridanie ďalšej brány pred interným zdieľaním finančných listov alebo personálnej dokumentácie.
• Obmedzenie príležitostného kopírovania alebo tlače pre súbory len na kontrolu.
• Príprava dočasne chránenej kópie pri uchovaní originálu na bezpečnom mieste.
• Oddelenie prístupu k súboru od kanála použitého na odoslanie prílohy.

Testovaný pracovný postup: nahrávanie, heslo, povolenia, sťahovanie

Produkčná stránka Protect PDF ukázala postup nahrávania jedného súboru.Po výbere dezinfikovaného PDF sa na stránke zobrazili polia s heslom a potvrdením plus začiarkavacie políčka povolení.V teste som pred spustením kroku ochrany vyplnil dočasné heslo a vypol kopírovanie.

• Krok 1: Otvorte /en/tools/pdf/protect a nahrajte kópiu PDF, nie jediný originál.
• Krok 2: Zadajte heslo a potvrďte ho.Ak sa polia nezhodujú, pred spracovaním ich zastavte a opravte.
• Krok 3: Skontrolujte začiarkavacie políčka povolení na tlač, kopírovanie, úpravu a pridávanie poznámok.
• Krok 4: Chráňte PDF a počkajte na stav dokončenia.
• Krok 5: Stiahnite si súbor, otvorte ho v čítačke PDF a potvrďte, že vyžaduje heslo, ktoré ste nastavili.

Výber hesiel a nastavení povolení

Heslo je časť pracovného postupu, ktorý riadite najpriamejšie.Vyhnite sa menám, narodeninám, názvom spoločností, kódom projektov alebo opakovane použitým heslám účtov.Dlhšia fráza, ktorú si môžete bezpečne uložiť, je zvyčajne lepšia ako krátke chytré slovo.Ak je PDF dočasný, nastavte si pripomenutie, aby ste ho nahradili alebo odstránili po skončení obdobia kontroly.

• Pre tento dokument alebo sadu dokumentov použite jedinečné heslo.
• Uložte heslo vo vašom schválenom správcovi hesiel alebo v zabezpečenom internom procese.
• Zakážte kopírovanie, keď príjemca potrebuje iba prečítať súbor.
• Zakážte úpravy a anotácie, ak nechcete, aby sa označené verzie vracali, ako keby to boli originály.
• Otestujte stiahnutý súbor v čítačke PDF, ktorú váš príjemca pravdepodobne použije.

Ako bezpečne zdieľať chránený súbor

S chráneným PDF sa stále môže nesprávne zaobchádzať.Pošlite súbor iba určeným príjemcom a potom zdieľajte heslo prostredníctvom samostatnej dôveryhodnej cesty.Napríklad pošlite PDF e-mailom a poskytnite heslo prostredníctvom interného rozhovoru alebo telefonického hovoru.Ak príjemca už nepotrebuje prístup, nahraďte súbor novou kópiou a novým heslom namiesto opätovného použitia starého.

Nechránený originál uchovávajte niekde pod kontrolou.Ak stratíte heslo k chránenej kópii, bezpečnou cestou na obnovenie je zvyčajne pôvodný súbor, ktorý sa nepokúša obísť ochranu.Ak originál obsahuje informácie, ktoré by sa vôbec nemali zdieľať, pred zabezpečením kópie heslom tieto informácie zredigujte.

Keď potrebujete viac ako ochranu heslom

Použite redigovanie, keď sa majú informácie zo zdieľanej kópie odstrániť.Použite úložisko s riadeným prístupom, keď by si súbor mali stiahnuť len určití ľudia.Ak dokument spadá pod pravidlá vašej organizácie, použite internú kontrolu alebo právne schválenie.Ochrana heslom je jedna vrstva, nie prísľub, že každý problém s následnou manipuláciou bude vyriešený.

Časté otázky pre chránené PDFs

Môžem tvrdiť, že chránený PDF spĺňa formálne pravidlo?Nie. Tento príspevok neuplatňuje právne nároky ani nároky na zabezpečenie bezpečnosti.S nástrojom zaobchádzajte ako s pracovným postupom s heslom PDF a postupujte podľa požiadaviek vašej organizácie samostatne.

Bude každý čitateľ PDF rešpektovať povolenia?Väčšina moderných čitateľov rozumie chráneným PDF, ale správanie sa môže líšiť.Vždy otestujte súbor v čítačke, ktorú používa váš príjemca.

Čo ak potrebujem súbor upraviť neskôr?Uchovajte pôvodný nechránený súbor na bezpečnom mieste, upravte tento zdroj a potom vytvorte novú chránenú kópiu.