Prečo konverzia dokumentov Office do PDF pred tlačou ušetrí hodiny

Strávili ste 20 minút formátovaním správy vo Worde. Písma sú dokonalé, tabuľky zarovnané, grafy vyzerajú skvele. Kliknete na Tlačiť—a výsledok je katastrofa. Písma sú nahradené, tabuľky pretekajú cez stranu a starostlivo vytvorené rozloženie je na nespoznanie. Znie to povedome?

Skryté náklady priamej tlače dokumentov Office

Priama tlač súborov Word, Excel alebo PowerPoint je jednou z najčastejších príčin plytvania časom v kanceláriách po celom svete. Problém nie je v tlačiarni—ale v rozdiele medzi tým, čo zobrazuje obrazovka, a tým, čo dostane tlačiareň.

• Písma nainštalované na vašom počítači nemusia existovať na tlačiarni
• Okraje stránok a rozloženie sa menia medzi rôznymi verziami Office
• Tabuľky Excelu sa tlačia s orezanými stĺpcami alebo mikroskopickým textom
• Snímky PowerPointu strácajú prvky alebo menia pozíciu
• Grafy a SmartArt sa zobrazujú odlišne v závislosti od verzie Office
• Dokumenty vytvorené na Macu vyzerajú inak pri tlači z Windowsu

"Predtým sme museli dokumenty pretlačovať 2-3 krát, kým sme dostali prijateľné výsledky. Nebolo to len otravné—stálo nás to skutočné peniaze za papier a čas."

Riešenie: najprv skonvertujte do PDF

PDF (Portable Document Format) bol doslova navrhnutý na vyriešenie tohto problému. Keď skonvertujete dokument do PDF, každé písmo, obrázok a prvok rozloženia sa uzamkne na svojom mieste. To, čo vidíte, je presne to, čo sa vytlačí—bez ohľadu na počítač, operačný systém alebo tlačiareň.

• Písma vložené v súbore—žiadna náhrada, žiadne prekvapenia
• Dokonalé rozloženie na všetkých zariadeniach a tlačiarňach
• Veľkosť súboru často menšia ako pôvodný dokument Office
• Univerzálna kompatibilita—každé zariadenie môže otvoriť a vytlačiť PDF
• Na tlačovom počítači nie je potrebný Microsoft Office
• Identické dokumenty vytlačené z Windows, Mac alebo Linux

Ako to Batch Printer zjednodušuje

Batch Printer úplne eliminuje krok manuálnej konverzie. Jednoducho nahrajte svoje dokumenty Office—Word, Excel, PowerPoint, HWP, WPS alebo obrázky—a Batch Printer automaticky skonvertuje všetko do PDF, zlúči v zvolenom poradí a pripraví jeden dokument pripravený na tlač.

• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Hancom HWP (.hwp, .hwpx)
• WPS Office (.wps, .wpt, .et, .ett, .dps, .dpt)
• Obrázky (.jpg, .png, .gif, .webp)
• Textové a HTML súbory

Reálny dopad

Tímy, ktoré prešli na pracovný postup tlače PDF-first, hlásia dramatické zlepšenia. V priemere krok konverzie ušetrí 15 minút na dávku dokumentov a prakticky eliminuje opakovanú tlač kvôli problémom s formátovaním. Pre kancelárie s častou tlačou to znamená hodiny ušetrené každý týždeň.