Tlačte viac PDF naraz online zadarmo, bez otvárania každého súboru

Vytlačiť jedno PDF je jednoduché. Tlačiť tridsať PDF je chvíľa, keď sa deň začne strácať: otvoriť súbor, stlačiť tlač, vybrať tlačiareň, potvrdiť nastavenia, čakať, opakovať. Ak ide o faktúry, prepravné štítky, súhlasy, pracovné listy alebo podpísané zmluvy, skutočný problém nie je tlač. Je to udržanie dávky v správnom poradí bez ručného stráženia každého dokumentu.

Prečo sa ručná tlač PDF rýchlo zamotá

Keď tlačíte viac PDF súborov jeden po druhom, strácate dve veci, ktoré dávka potrebuje najviac: poradie a jednotné nastavenia. Každý samostatný tlačový dialóg je ďalšia šanca vybrať nesprávny zásobník, prehliadnuť rozsah strán alebo odoslať súbor 12 pred súborom 4.

• Súbory sa vytlačia abecedne namiesto pracovného poradia, ktoré tím očakáva
• Jeden PDF si ponechá staré nastavenie tlačiarne, zatiaľ čo ostatné už používajú nové
• Dokument sa preskočí, pretože sa ešte sťahoval alebo bol skrytý nižšie v zozname
• Zmiešané veľkosti strán pošlú štítky, formuláre a listy do nesprávneho zásobníka
• Niekto musí sedieť pri počítači len preto, aby znova a znova klikal na Tlačiť

Čistý postup: vytlačte priečinok ako dávku

Najrýchlejšia metóda je brať PDF ako jednu tlačovú úlohu ešte predtým, než sa dostanú k tlačiarni. Zhromaždíte súbory, dáte ich do presného poradia, prevediete prípadné súbory mimo PDF a celú dávku odošlete z jednej obrazovky.

• Krok 1: Vložte každý PDF, ktorý patrí do tohto behu, do jedného priečinka: faktúry, štítky, podpísané strany, formuláre alebo pracovné listy.
• Krok 2: Premenujte súbory alebo ich presuňte do poradia tlače. Ak majú balíky ísť po klientoch, trieďte podľa klienta. Ak majú štítky ísť po trasách, trieďte podľa trasy.
• Krok 3: Súbory Word, Excel, PowerPoint alebo obrázky najprv preveďte do PDF, aby tlačová dávka obsahovala iba finálne dokumenty.
• Krok 4: Otvorte Batch Printer, pridajte PDF, skontrolujte poradie a odošlite skupinu ako jeden kontrolovaný tlačový beh.
• Krok 5: Skontrolujte prvé strany pri tlačiarni a potom nechajte dávku pokračovať, namiesto návratu k stolu po každom súbore.

Kedy najprv spájať a kedy tlačiť oddelene

Dávková tlač neznamená vždy spojiť každý PDF do jedného obrovského súboru. Niekedy je bezpečnejšie nechať dokumenty oddelené. Niekedy spojenie vopred zabráni chybám. Rozhodujúca otázka znie: má sa balík správať ako jeden dokument alebo ako viac dokumentov, ktoré sa iba tlačia spolu?

• Najprv spájajte, keď príjemca potrebuje jeden súvislý balík: zmluvu s prílohou, žiadosť s podpornými skenmi alebo sadu materiálov pre triedu.
• Súbory nechajte oddelene, keď má každý PDF vlastnú identitu úlohy: faktúry, prepravné štítky, objednávky alebo zákaznícke formuláre.
• Malé naskenované strany spojte, ak patria tej istej osobe alebo prípadu, aby sa nič neoddelilo vo výstupnom zásobníku.
• Nespájajte dokumenty, ktoré potrebujú rôzne nastavenia tlačiarne, veľkosti papiera alebo pravidlá obojstrannej tlače.
• Ak si nie ste istí, vytlačte ukážku z dvoch súborov pred odoslaním celého balíka.

Časté chyby pri dávkovej tlači PDF

• Chyba: dôverovať poradiu názvov súborov. Riešenie: pred tlačou si pozrite náhľad alebo ručne usporiadajte zoznam súborov.
• Chyba: miešať nedokončené Office súbory do dávky. Riešenie: všetko najprv preveďte do PDF, potom tlačte finálnu sadu.
• Chyba: odoslať štítky a listy s jedným nastavením. Riešenie: rozdeľte dávky podľa veľkosti papiera alebo zásobníka tlačiarne.
• Chyba: tlačiť celý priečinok bez kontroly počtu strán. Riešenie: spočítajte súbory, očakávané balíky a viditeľné položky vo fronte.
• Chyba: po jednom zlom súbore znovu tlačiť celú dávku. Riešenie: izolujte chybný PDF, opravte ho a vytlačte znova iba tento súbor.

Reálny postup: 48 faktúr pred vyzdvihnutím

Malý sklad tlačí fakturačné balíky pred popoludňajším vyzdvihnutím kuriérom. Má 48 zákazníckych PDF, tri PDF so spätnými štítkami a dva dodávateľské formuláre, ktoré prišli ako dokumenty Word. Starý postup znamenal otvoriť každú faktúru, vytlačiť ju, skontrolovať zásobník a opakovať, až kým sa niekto nestratil približne pri objednávke 31.

Teraz tím prevedie dva Word formuláre do PDF, zoradí faktúry podľa trasy, spätné štítky nechá ako samostatnú dávku na štítkovom papieri a odošle 48 fakturačných PDF cez Batch Printer v jednom behu. Skontrolujú prvé tri strany, potom nechajú tlačiareň dokončiť prácu, kým balia krabice. Úloha zostáva pod kontrolou, ale už nepotrebuje štyridsaťosem ručných tlačových dialógov.

Posledný kontrolný zoznam pred tlačou dávky

• Každý súbor v priečinku patrí do tohto behu: žiadne koncepty, stiahnuté omyly ani staré verzie
• Poradie na obrazovke zodpovedá poradiu, ktoré chcete vo výstupnom zásobníku
• Súbory mimo PDF sú prevedené pred tlačou, nie riešené narýchlo počas tlačovej úlohy
• Súbory s inou veľkosťou papiera alebo nastavením tlačiarne sú rozdelené do samostatných dávok
• Tlačiareň má dosť papiera, toner a správny zásobník je pripravený ešte pred spustením behu

Tlačiť viac PDF naraz neznamená nútiť tlačiareň pracovať tvrdšie. Znamená to pripraviť dávku tak, aby tlačiareň dostala jednu jasnú, usporiadanú úlohu namiesto hromady drobných prerušení. Zoraďte súbory, preveďte oneskorené formáty, oddeľte všetko so špeciálnymi potrebami papiera a dávka bude predvídateľná.