Ako kórejská škola skrátila celodennú tlač na pouhých 5 minút

Na strednej škole v provincii Gyeonggi v Južnej Kórei sa administratívna kancelária každý semester mení na továreň na tlač. Listy rodičom, skúšobné testy, pracovné listy, oficiálne oznámenia — denne je potrebné vytlačiť viac ako 100 súborov. A zamestnanci boli nútení robiť to po jednom súbore, celý deň.

Problém: Rôzne formáty súborov, celodenná tlač

Tlač v kórejských školách je mimoriadne náročná kvôli zmiešaným formátom súborov. Oficiálne dokumenty zo školského úradu prichádzajú ako súbory HWP (štandardný formát textového procesora v Kórei). Externé materiály prichádzajú ako PDF. Pracovné listy vytvorené učiteľmi sú zmesou HWP, Wordu a niekedy PowerPointu.

• Súbory HWP vyžadovali otvorenie Hancom Office — náročnej aplikácie, ktorej načítanie zakaždým trvá dlho
• Súbory PDF bolo potrebné otvárať a tlačiť samostatne v Adobe Readeri alebo webovom prehliadači
• Súbory Word vyžadovali ďalšie prepínanie aplikácií
• Každý jeden súbor: otvoriť → nastaviť možnosti tlače → tlačiť → zavrieť → opakovať
• Počas skúšobných období trvala tlač testov pre jednotlivé ročníky a predmety pol dňa
• Zaseknutie papiera alebo chyby tlačiarne znamenali stratu prehľadu a nutnosť začať od nuly

"Počas skúškového obdobia sme doslova trávili celý deň len tlačou. Otvoriť súbor, vytlačiť, zavrieť, otvoriť ďalší. Znie to jednoducho, ale keď máte viac ako 100 súborov, nie je čas ani na obed."

Prečo existujúce riešenia nefungovali

Zamestnanci sa už predtým pokúšali nájsť riešenia, ale každý nástroj mal kritický nedostatok. Väčšina softvéru na hromadnú tlač podporovala iba súbory PDF. Žiadny z nich si neporadil s HWP — formátom, ktorý kórejské školy používajú najviac.

• Vstavaná tlač viacerých súborov vo Windowse — pomieša poradie a ignoruje súbory HWP
• Online stránky na spájanie PDF — prijímajú iba PDF, takže súbory HWP potrebujú najprv konverziu, čo zdvojnásobuje prácu
• Platený softvér — školské rozpočty zriedka pokrývajú softvérové licencie
• Hromadná tlač v Hancom Office — spracováva iba súbory HWP, pričom PDF a dokumenty Word vynecháva

Bod obratu: Objav podpory HWP v Batch Printer

Jedného dňa administratívna pracovníčka hľadala „hromadná tlač všetkého naraz“ a našla Batch Printer. Najprv očakávala len ďalší nástroj určený len pre PDF. Potom si však všimla HWP a HWPX v zozname podporovaných formátov — a všetko sa zmenilo.

PDF, HWP, Word, Excel, PowerPoint a obrázky — všetko bolo možné nahrať naraz a vytlačiť jediným kliknutím. Nevyžadovala sa žiadna inštalácia softvéru. Fungovalo to priamo vo webovom prehliadači.

Ako to funguje: Žiadna inštalácia, okamžité výsledky

Zavedenie Batch Printer si nevyžadovalo žiadne nastavovanie. Žiadny softvér na inštaláciu, žiadne zapojenie IT oddelenia. Otvorte prehliadač, prejdite na Batch Printer a začnite tlačiť.

• Krok 1: Vyberte všetky súbory a presuňte ich do Batch Printer (HWP, PDF, Word — akýkoľvek formát)
• Krok 2: Ak záleží na poradí, presuňte súbory a usporiadajte ich do požadovanej sekvencie
• Krok 3: Kliknite na „Tlačiť všetko“ — každý súbor sa zlúči do jedného PDF a otvorí sa dialógové okno tlače

Hneď pri prvom teste administratíva nahrala 30 súborov HWP a 20 PDF súčasne. To, čo predtým trvalo viac ako 2 hodiny, bolo pripravené na tlač za pouhé 3 minúty.

Výsledky: Od celého dňa k 5 minútam

Dopad bol okamžitý a dramatický. Najväčšou zmenou bolo oslobodenie zamestnancov od celodenného státia pri tlačiarni.

• Administratívni pracovníci sa mohli sústrediť na skutočnú prácu — správu záznamov študentov, vybavovanie dopytov
• Tlač skúšobných testov klesla z pol dňa na 10 minút
• Už žiadne prepínanie medzi aplikáciami pre rôzne formáty súborov
• Už žiadna opakovaná tlač kvôli nesprávnemu poradiu tlače
• Listy rodičom na začiatku semestra vybavené jediným kliknutím
• Zníženie stresu z tlače zlepšilo celkovú spokojnosť zamestnancov

"Teraz ráno len nahrám súbory, kliknem na tlačiť všetko naraz a je to hotové. Kvôli tlači sme zvykli pracovať nadčasy. Pri spätnom pohľade je ťažké uveriť, že to bola naša realita."

Kedy Batch Printer urobil najväčší rozdiel

• Priebežné a záverečné skúšky — tlač všetkých testov podľa ročníkov a predmetov naraz
• Začiatok semestra — súčasná tlač viac ako 20 rôznych listov rodičom
• Školenia učiteľov — spoločný výstup prezentačných snímok (PPT) a referenčných dokumentov (PDF, HWP)
• Dokumentácia študentov — hromadné spracovanie rôznych formulárov HWP
• Prihlasovanie na krúžky — spoločná tlač príspevkov študentov (PDF, obrázky)

Každá škola môže začať už dnes

Toto nie je ojedinelá situacja. Školy po celej krajine čelia rovnakej dennej záťaži pri tlači — horám súborov HWP a PDF, ktoré musia prejsť tlačiarňou. Každá škola môže okamžite dosiahnuť rovnaké výsledky.

• Nevyžaduje sa žiadna inštalácia — funguje v akomkoľvek prehliadači, práve teraz
• Plná podpora HWP/HWPX — tlačte súbory Hancom aj bez nainštalovaného Hancom Office
• Podpora PDF, Word, Excel, PPT, obrázkov — už žiadne prepínanie medzi aplikáciami
• Bezplatné používanie — pre základné funkcie nie je potrebné schválenie rozpočtu
• Súbory zostávajú v bezpečí — po spracovaní sa automaticky vymažú, bezpečné pre osobné údaje študentov