Cắt PDF để làm cho khu vực trang hữu ích dễ đọc hơn

Cắt PDF không chỉ làm cho trang trông chặt chẽ hơn. Nó thay đổi khu vực mà trình xem PDF coi là hiển thị, có thể làm cho biên nhận, ghi chú được quét, báo cáo và bản trình bày dễ đọc hơn trên màn hình nhỏ. Nó cũng có thể gây ra vấn đề nếu bạn cắt bớt số trang, chữ ký, tiêu đề hoặc ngữ cảnh mà người nhận cần.

Đối với bản cập nhật này, tôi đã thử nghiệm công cụ Batch Printer Crop PDF sản xuất với báo cáo trường một trang đã được làm sạch. Mẫu đã cố tình sử dụng một lề trống lớn xung quanh khối nội dung nhỏ hơn để có thể đánh giá bản xem trước cắt xén. Tôi đã điều chỉnh các điều khiển trên cùng, dưới cùng, bên trái và bên phải, sau đó xuất kết quả đã cắt từ quy trình làm việc của trình duyệt.

Trước khi cắt xén: Quyết định những gì phải hiển thị

A crop nên giữ lại nội dung chứng minh tài liệu đã đầy đủ. Trên biên lai, đó có thể là tên người bán, ngày tháng, tổng số tiền và dòng thuế. Trên một báo cáo, nó có thể là số trang và tiêu đề phần. Khi quét, nó có thể là những ghi chú viết tay ở gần mép. Nếu bạn cắt trước và xem lại sau, bạn có thể không nhận thấy rằng quá trình xuất sẽ ẩn một chi tiết cho đến khi tệp đã được gửi.

• Đầu trang và chân trang xác định nguồn, phiên bản hoặc số trang.
• Dòng chữ ký, tem phê duyệt và tên viết tắt gần mép trang.
• Bảng có cột sát lề trái hoặc lề phải.
• Các trang sách được quét có ghi chú hoặc bóng nằm gần rãnh nước.
• Bất kỳ nội dung nào phải hiển thị khi người nhận in bản sao đã cắt.

Quy trình làm việc đã được thử nghiệm: Kiểm soát lề và xem trước

Sau khi tải mẫu PDF lên, trang sản xuất hiển thị thẻ xem trước có bốn điều khiển lề. Tôi đặt phần cắt trên và dưới vừa phải và phần cắt bên trái và bên phải mạnh hơn vì mẫu có lề rộng. Bản xem trước hiển thị vùng cắt trước khi xuất, đây là điểm kiểm tra quan trọng nhất trong công cụ này.

• Bước 1: Tải bản sao của PDF lên /en/tools/pdf/crop.
• Bước 2: Bắt đầu với các giá trị lề nhỏ thay vì chuyển sang cắt xén mạnh mẽ.
• Bước 3: Điều chỉnh riêng biệt trên, dưới, trái, phải theo trang thực tế.
• Bước 4: Kiểm tra bản xem trước để cắt văn bản, số trang và chữ ký.
• Bước 5: Cắt, tải xuống và mở kết quả trong trình xem PDF trước khi chia sẻ.

Điều gì đã thay đổi trong đầu ra bị cắt

Quá trình chạy thử nghiệm đã tạo ra kết quả PDF bị cắt xén và giữ nguyên quy trình làm việc trên cùng một trang với hành động tải xuống. Bản xem trước không chỉnh sửa các từ bên trong PDF. Nó điều chỉnh khu vực trang hiển thị. Sự khác biệt đó rất quan trọng: crop là một công cụ bố cục. Nó có thể làm cho trang dễ đọc hơn nhưng không nên sử dụng nó để xóa thông tin bí mật vì nội dung bị cắt đi không giống với nội dung được biên tập lại.

Khi tôi kiểm tra trạng thái kết quả, công cụ sẽ báo cáo số trang và kết quả có thể tải xuống. Đối với một tài liệu thực, bước tiếp theo sẽ là mở tệp đã xuất và di chuyển qua nhiều trang chứ không chỉ trang đầu tiên. Cài đặt trông phù hợp trên trang một có thể quá chật đối với trang sau có bảng hoặc chân trang rộng hơn.

Phù hợp để cắt xén PDF

• Bản quét được quét có các cạnh máy quét tối hoặc nền bàn xung quanh trang.
• Biên nhận trong đó các tổng số quan trọng được bao quanh bởi khoảng trống.
• Xuất trang chiếu trong đó các ghi chú hoặc đường viền màu trắng làm cho trang chiếu có vẻ nhỏ.
• Các báo cáo được chuẩn bị để đánh giá trên máy tính bảng nơi lề chứa đầy nội dung có thể đọc được.
• Quét sách hoặc quét thủ công trong đó mỗi trang cần có khung hiển thị nhất quán.

Các trường hợp cắt xén có thể gây nhầm lẫn

Việc cắt xén có thể làm cho tài liệu trông gọn gàng hơn trong khi ẩn ngữ cảnh mà người nhận cần. Đó là một lựa chọn tồi khi bạn đang cố xóa dữ liệu riêng tư, thay đổi ý nghĩa của một trang hoặc làm cho một phần bản ghi trông hoàn chỉnh. Sử dụng tính năng biên tập đối với thông tin nhạy cảm và chỉnh sửa nguồn để thay đổi nội dung. Sử dụng tính năng cắt xén khi trang chính xác nhưng khung hiển thị không hiệu quả.

Hãy đặc biệt cẩn thận với các kích thước trang hỗn hợp. Cài đặt cắt xén hoạt động trên trang dọc có thể cắt phụ lục ngang. Nếu tài liệu kết hợp quét, xuất slide và bảng, hãy xem trước các trang đại diện trước khi xuất bản sao cuối cùng.

Câu hỏi thường gặp về Cắt trang PDF

Việc cắt xén có xóa nội dung vĩnh viễn không? Không. Coi việc cắt xén như thay đổi vùng trang hiển thị. Nếu thông tin phải được xóa khỏi bản sao được chia sẻ, thay vào đó hãy sử dụng tính năng biên tập.

Tôi có nên cắt trước khi nén? Thường thì có. Trước tiên hãy cắt để đặt vùng hiển thị, sau đó nén nếu bạn cũng cần tệp nhỏ hơn.

Tôi có thể cắt mọi trang theo cùng một cách không? Có, khi các trang có bố cục nhất quán. Kiểm tra bố cục hỗn hợp trước khi áp dụng một cài đặt cho toàn bộ tệp.