Theo nghiên cứu từ McKinsey và IDC, các chuyên gia dành trung bình 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm và thu thập tài liệu. Hãy tưởng tượng bạn có một hợp đồng Word, bảng giá Excel, bộ slide PowerPoint và ba phụ lục PDF. Cuộc họp bắt đầu sau 30 phút và bạn cần một tài liệu chuyên nghiệp duy nhất để trình bày. Thay vì phải xử lý nhiều cửa sổ và định dạng file khác nhau, bạn cần một file thống nhất duy nhất.
Nhấn nút để mở ngay trang công cụ liên quan.
Tác động tài chính của việc quản lý tài liệu kém hiệu quả là rất đáng kể. Dựa trên dữ liệu từ Dokmee và GO Nitro, việc tìm kiếm tài liệu không hiệu quả tiêu tốn của doanh nghiệp khoảng 500 triệu đồng mỗi nhân viên mỗi năm. Hơn nữa, IDC báo cáo rằng 21,3% tổng năng suất bị mất do các thách thức liên quan đến tài liệu.
""Doanh nghiệp chi khoảng 50.000 đồng để lưu trữ một tài liệu và 300.000 đồng để tìm lại tài liệu bị lưu sai chỗ. Con số nói lên tất cả: việc hợp nhất tài liệu hoàn vốn ngay từ ngày đầu tiên." — Báo cáo Quản lý Tài liệu WiFiTalents"
Các công cụ gộp PDF truyền thống thường chỉ xử lý được việc kết hợp PDF với PDF. Tuy nhiên, công việc thực tế liên quan đến tài liệu Word cho hợp đồng và bản ghi nhớ, slide PowerPoint cho bài thuyết trình và báo cáo, bảng Excel cho ngân sách và dữ liệu, và các PDF hiện có cho biểu mẫu đã ký hoặc chứng chỉ. Gộp file đa định dạng chuyển đổi và kết hợp tất cả các loại file khác nhau này thành một PDF hoàn chỉnh trong một bước duy nhất. Điều này loại bỏ nhu cầu chuyển đổi thủ công, sao chép-dán, hoặc sửa định dạng bị hỏng.
Các nhóm bán hàng thường quản lý file Word cho điều khoản và điều kiện, Excel cho bảng giá và PowerPoint cho demo sản phẩm. Thay vì gửi bốn file đính kèm riêng biệt và hy vọng khách hàng mở theo đúng thứ tự, hãy gộp tất cả thành một PDF liên tục. Các đề xuất được gửi dưới dạng một tài liệu duy nhất có tỷ lệ hoàn thành xem xét cao hơn 32% vì người đánh giá không bị mất dấu các phần khác nhau.
Các cuộc họp hội đồng quản trị cần chương trình nghị sự trong Word, tóm tắt tài chính trong Excel, bài thuyết trình chiến lược trong PowerPoint và hồ sơ pháp lý trong PDF. Theo truyền thống, một trợ lý điều hành có thể mất 45 phút hoặc hơn để in và sắp xếp các tài liệu này. Với gộp đa định dạng, toàn bộ tài liệu trở thành một PDF duy nhất, sẵn sàng để phân phối hoặc xem trên máy tính bảng trong chưa đầy hai phút.
Các công ty luật tập hợp hồ sơ tòa án từ hàng chục nguồn, bao gồm bản tóm tắt trong Word, bằng chứng ở định dạng PDF hoặc hình ảnh, và biểu mẫu thủ tục trong mẫu PDF. Các công ty sử dụng gộp tài liệu hàng loạt báo cáo giảm 80% thời gian chuẩn bị tài liệu. Một PDF gộp duy nhất với đánh số trang nhất quán cũng giảm nguy cơ thiếu trang khi nộp hồ sơ.
Khi kết thúc dự án, các nhóm cần bàn giao báo cáo cuối cùng trong Word, trực quan hóa dữ liệu trong PowerPoint, phụ lục dữ liệu thô trong Excel và thỏa thuận đã ký trong PDF. Khách hàng nhận được một tài liệu có tổ chức đánh giá trải nghiệm bàn giao cao hơn 60% so với những người nhận được một thư mục file rời rạc.
Các nhà nghiên cứu tổng hợp bài báo trong Word hoặc LaTeX PDF, bảng dữ liệu trong Excel, slide thuyết trình trong PowerPoint và tài liệu bổ sung ở các định dạng PDF khác nhau thành một gói nộp duy nhất. Các cổng nộp bài của trường đại học ngày càng yêu cầu một PDF kết hợp duy nhất, khiến gộp đa định dạng trở nên thiết yếu cho quy trình làm việc học thuật.
Hãy xem xét quy trình truyền thống: mở từng file, xuất hoặc chuyển đổi sang PDF từng cái một, mở công cụ PDF, nhập tất cả file, sắp xếp thứ tự, gộp và cuối cùng lưu. Quy trình này thường mất 15 đến 20 phút mỗi gói tài liệu, giả sử không có vấn đề kỹ thuật nào phát sinh.
Đây không phải là cải tiến nhỏ. Nó đại diện cho gần một tháng làm việc hiệu quả được lấy lại cho mỗi người mỗi năm. Đối với một nhóm 10 người, đó là hơn 200 ngày làm việc — tương đương với việc thêm một thành viên mới vào nhóm mà không tốn thêm chi phí.
""Sau khi chuyển sang gộp tài liệu hàng loạt, nhóm pháp lý của chúng tôi đã giảm 80% thời gian chuẩn bị tài liệu. Công việc trước đây mất 2 giờ trước khi nộp hồ sơ tòa án giờ chỉ mất 20 phút." — Giám đốc Vận hành, công ty luật quy mô vừa"
Không phải tất cả các công cụ gộp đều được trang bị để xử lý quy trình làm việc đa định dạng. Đây là những gì phân biệt một công cụ thực sự tiết kiệm thời gian với một công cụ gây thêm bực bội.
Quyền riêng tư cũng là yếu tố quan trọng. Các công cụ xử lý file trực tiếp trong trình duyệt của bạn (phía máy khách) không bao giờ tải tài liệu của bạn lên máy chủ bên ngoài. Điều này thiết yếu cho hợp đồng, dữ liệu tài chính và bất kỳ tài liệu nào được bảo vệ bởi thỏa thuận không tiết lộ. Luôn kiểm tra xem công cụ có nêu rõ ràng rằng nó sử dụng xử lý phía máy khách hay không.
Tôi có thể gộp file Word và PowerPoint thành PDF mà không cần cài đặt phần mềm không? Có. Các công cụ trên trình duyệt như Batch Printer chấp nhận Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx) và file hình ảnh cùng với PDF. Công cụ tự động chuyển đổi từng file sang PDF và gộp chúng thành một tài liệu — tất cả trong trình duyệt của bạn, không cần cài đặt.
Việc gộp có giữ nguyên định dạng gốc của từng file không? Có, khi sử dụng công cụ gộp chất lượng. Mỗi tài liệu nguồn được chuyển đổi sang PDF trước, điều này khóa định dạng của nó — font chữ, bố cục, biểu đồ và hình ảnh vẫn chính xác như chúng xuất hiện trong ứng dụng gốc.
Gộp tài liệu kinh doanh bí mật trực tuyến có an toàn không? Hãy tìm các công cụ xử lý file hoàn toàn trong trình duyệt của bạn (phía máy khách). Các công cụ này không bao giờ tải tài liệu của bạn lên máy chủ bên ngoài. Batch Printer xử lý file cục bộ trong trình duyệt của bạn, vì vậy hợp đồng bí mật và dữ liệu tài chính không bao giờ rời khỏi thiết bị của bạn.
Tôi có thể gộp bao nhiêu file cùng một lúc? Batch Printer hỗ trợ tối đa 20 file mỗi lần gộp cho người dùng khách và nhiều hơn cho người dùng đã đăng ký, với kích thước kết hợp tối đa là 1GB. Đối với hầu hết các quy trình làm việc kinh doanh — đề xuất, tài liệu họp, sản phẩm bàn giao — điều này là quá đủ.
Nhấn nút để mở ngay trang công cụ liên quan.
