In nhiều PDF cùng lúc online miễn phí, không cần mở từng file

In một PDF thì dễ. In ba mươi PDF mới là lúc cả ngày bắt đầu rò rỉ đi: mở file, bấm in, chọn máy in, xác nhận thiết lập, chờ, rồi lặp lại. Nếu đó là hóa đơn, nhãn giao hàng, phiếu đồng ý, bài tập hoặc hợp đồng đã ký, vấn đề thật sự không phải là in. Vấn đề là giữ cả lô đúng thứ tự mà không phải canh từng tài liệu.

Vì sao in PDF thủ công rất nhanh rối

Ngay khi bạn in nhiều file PDF từng cái một, bạn dễ mất hai thứ một lô in cần nhất: thứ tự và sự nhất quán. Mỗi hộp thoại in riêng là thêm một cơ hội chọn nhầm khay giấy, bỏ sót phạm vi trang hoặc gửi file 12 trước file 4.

• File được in theo bảng chữ cái thay vì theo thứ tự công việc mà nhóm mong đợi
• Một PDF vẫn giữ thiết lập máy in cũ trong khi các file còn lại dùng thiết lập mới
• Một tài liệu bị bỏ qua vì vẫn đang tải xuống hoặc nằm khuất dưới màn hình
• Khổ giấy lẫn lộn làm nhãn, biểu mẫu và thư rơi vào sai khay giấy
• Có người phải ngồi trước máy tính chỉ để bấm Print hết lần này đến lần khác

Quy trình gọn: in cả thư mục theo lô

Cách nhanh nhất là xử lý các PDF như một lệnh in duy nhất trước khi chúng tới máy in. Bạn gom file, đặt đúng thứ tự, chuyển mọi file chưa phải PDF, rồi gửi cả lô từ một màn hình.

• Bước 1: Đưa mọi PDF thuộc lượt in vào một thư mục, gồm hóa đơn, nhãn, trang đã ký, biểu mẫu hoặc bài tập.
• Bước 2: Đổi tên hoặc kéo thả file theo thứ tự in. Nếu bộ trang cần đi theo từng khách hàng, sắp theo khách hàng; nếu nhãn cần đi theo tuyến, sắp theo tuyến.
• Bước 3: Chuyển file Word, Excel, PowerPoint hoặc hình ảnh sang PDF trước, để lô in chỉ còn tài liệu cuối cùng.
• Bước 4: Mở Batch Printer, thêm PDF, kiểm tra thứ tự, rồi gửi cả nhóm thành một lượt in có kiểm soát.
• Bước 5: Kiểm tra vài trang đầu ở máy in, sau đó để lô tiếp tục thay vì quay lại bàn sau mỗi file.

Khi nào nên gộp trước, khi nào nên in riêng

In theo lô không phải lúc nào cũng có nghĩa là gộp mọi PDF thành một file khổng lồ. Đôi khi giữ tài liệu riêng sẽ an toàn hơn; đôi khi gộp trước giúp tránh lỗi. Câu hỏi quyết định là chồng giấy đó nên hoạt động như một tài liệu duy nhất, hay là nhiều tài liệu chỉ cần in cùng nhau.

• Gộp trước khi người nhận cần một bộ liên tục: hợp đồng kèm phụ lục, đơn đăng ký kèm bản scan chứng minh, hoặc bộ tài liệu phát cho lớp.
• Giữ file riêng khi mỗi PDF có danh tính công việc riêng: hóa đơn, nhãn giao hàng, đơn mua hàng hoặc biểu mẫu khách hàng.
• Gộp các trang scan nhỏ nếu chúng thuộc cùng một người hoặc một hồ sơ, để không bị tách rời ở khay giấy ra.
• Đừng gộp các tài liệu cần thiết lập máy in, khổ giấy hoặc quy tắc in hai mặt khác nhau.
• Nếu chưa chắc, hãy in thử hai file trước khi gửi cả chồng.

Những lỗi thường gặp khi in PDF theo lô

• Lỗi: Tin vào thứ tự tên file. Sửa: Xem trước hoặc tự sắp xếp danh sách file trước khi in.
• Lỗi: Trộn file Office chưa hoàn tất vào lô. Sửa: Chuyển mọi thứ sang PDF trước, rồi in bộ cuối cùng.
• Lỗi: Gửi nhãn và thư với cùng một thiết lập. Sửa: Tách lô theo khổ giấy hoặc khay máy in.
• Lỗi: In cả thư mục mà không kiểm tra số trang. Sửa: Đếm file, số bộ dự kiến và các mục đang thấy trong hàng đợi.
• Lỗi: In lại cả lô sau khi một file lỗi. Sửa: Tách PDF bị lỗi, sửa nó, rồi chỉ in lại file đó.

Quy trình thực tế: 48 hóa đơn trước giờ lấy hàng

Một kho nhỏ in các bộ hóa đơn trước giờ tài xế đến lấy hàng buổi chiều. Có 48 PDF khách hàng, ba PDF nhãn hoàn trả và hai biểu mẫu nhà cung cấp được gửi dưới dạng Word. Quy trình cũ là mở từng hóa đơn, in nó, kiểm tra khay giấy, rồi lặp lại cho đến khi ai đó mất dấu quanh đơn thứ 31.

Bây giờ nhóm chuyển hai biểu mẫu Word sang PDF, sắp hóa đơn theo tuyến, giữ nhãn hoàn trả thành một lô giấy nhãn riêng, rồi gửi 48 PDF hóa đơn qua Batch Printer trong một lượt. Họ kiểm tra ba trang đầu, sau đó để máy in hoàn tất trong lúc đóng gói thùng. Công việc vẫn được kiểm soát, nhưng không còn cần bốn mươi tám hộp thoại in thủ công.

Danh sách kiểm tra cuối trước khi in cả lô

• Mọi file trong thư mục đều thuộc lượt in này, không có bản nháp, file tải xuống thừa hoặc phiên bản cũ
• Thứ tự trên màn hình khớp với thứ tự bạn muốn thấy ở khay giấy ra
• File chưa phải PDF đã được chuyển trước khi in, không xử lý ứng biến trong lúc lệnh in chạy
• File có khổ giấy hoặc thiết lập máy in khác nhau đã được tách thành các lô riêng
• Máy in có đủ giấy, mực và đúng khay đã được nạp trước khi lượt in bắt đầu

In nhiều PDF cùng lúc không phải là bắt máy in làm việc nặng hơn. Đó là chuẩn bị lô in để máy nhận một công việc rõ ràng, có thứ tự, thay vì một đống ngắt quãng nhỏ. Sắp file, chuyển những định dạng còn sót, tách phần cần giấy đặc biệt, và lô in sẽ trở nên dễ đoán.