Trường học Hàn Quốc giảm thời gian in ấn xuống còn 5 phút

Tại một trường trung học ở tỉnh Gyeonggi, Hàn Quốc, văn phòng hành chính biến thành một "xưởng in" vào mỗi đầu học kỳ. Bản tin gửi phụ huynh, đề thi, bài tập, thông báo chính thức — hơn 100 tệp cần được in mỗi ngày. Và nhân viên phải loay hoay in từng tệp một suốt cả ngày dài.

Vấn đề: Nhiều định dạng tệp khác nhau, in ấn mất cả ngày

Việc in ấn tại các trường học Hàn Quốc đặc biệt khó khăn do sự pha trộn của nhiều định dạng tệp. Các văn bản chính thức từ sở giáo dục thường là tệp HWP (định dạng xử lý văn bản tiêu chuẩn của Hàn Quốc). Tài liệu bên ngoài là PDF. Bài tập do giáo viên soạn thảo là sự kết hợp của HWP, Word và đôi khi là PowerPoint.

• Tệp HWP yêu cầu mở Hancom Office — một ứng dụng nặng nề mất nhiều thời gian để tải mỗi lần
• Tệp PDF cần Adobe Reader hoặc trình duyệt web để mở và in riêng biệt
• Tệp Word yêu cầu chuyển đổi sang một ứng dụng khác
• Mỗi tệp đơn lẻ: mở → thiết lập tùy chọn in → in → đóng → lặp lại
• Trong các kỳ thi, việc in đề thi theo khối lớp và môn học chiếm nửa ngày làm việc
• Kẹt giấy hoặc lỗi máy in khiến họ mất dấu và phải bắt đầu lại từ đầu

"Trong mùa thi, chúng tôi thực sự dành cả ngày chỉ để in ấn. Mở tệp, in, đóng, mở tệp tiếp theo. Nghe có vẻ đơn giản, nhưng khi bạn có hơn 100 tệp, thậm chí không có thời gian để ăn trưa."

Tại sao các giải pháp hiện có không hiệu quả

Nhân viên đã cố gắng tìm kiếm giải pháp trước đó, nhưng mọi công cụ đều có lỗ hổng nghiêm trọng. Hầu hết các phần mềm in hàng loạt chỉ hỗ trợ tệp PDF. Không có công cụ nào xử lý được HWP — định dạng mà các trường học Hàn Quốc sử dụng nhiều nhất.

• Tính năng in nhiều tệp tích hợp của Windows — làm xáo trộn thứ tự và bỏ qua tệp HWP
• Các trang web gộp PDF trực tuyến — chỉ chấp nhận PDF, vì vậy tệp HWP cần được chuyển đổi trước, làm tăng gấp đôi công việc
• Phần mềm trả phí — ngân sách trường học hiếm khi chi trả cho bản quyền phần mềm
• Tính năng in hàng loạt của Hancom Office — chỉ xử lý được tệp HWP, bỏ lại tệp PDF và Word

Bước ngoặt: Khám phá khả năng hỗ trợ HWP trong Batch Printer

Một ngày nọ, một nhân viên hành chính đã tìm kiếm "in hàng loạt tất cả cùng lúc" và tìm thấy Batch Printer. Lúc đầu, cô ấy nghĩ đó chỉ là một công cụ chỉ dành cho PDF khác. Nhưng sau đó cô ấy nhận thấy HWP và HWPX được liệt kê trong các định dạng hỗ trợ — và mọi thứ đã thay đổi.

PDF, HWP, Word, Excel, PowerPoint và hình ảnh — tất cả đều có thể được tải lên cùng nhau và in chỉ với một cú nhấp chuột. Không cần cài đặt phần mềm. Nó hoạt động ngay trên trình duyệt web.

Cách thức hoạt động: Không cần cài đặt, kết quả tức thì

Việc áp dụng Batch Printer không yêu cầu thiết lập. Không cần cài đặt phần mềm, không cần sự can thiệp của bộ phận IT. Mở trình duyệt, truy cập Batch Printer và bắt đầu in.

• Bước 1: Chọn tất cả các tệp và kéo thả chúng vào Batch Printer (HWP, PDF, Word — bất kỳ định dạng nào)
• Bước 2: Nếu thứ tự quan trọng, hãy kéo các tệp để sắp xếp lại theo trình tự mong muốn
• Bước 3: Nhấp vào "In tất cả" — mọi tệp sẽ được gộp thành một tệp PDF duy nhất và hộp thoại in sẽ mở ra

Trong lần thử nghiệm đầu tiên, nhân viên đã tải lên 30 tệp HWP và 20 tệp PDF cùng lúc. Những gì trước đây mất hơn 2 giờ đã sẵn sàng để in chỉ trong 3 phút.

Kết quả: Từ cả ngày xuống còn 5 phút

Tác động diễn ra ngay lập tức và mạnh mẽ. Thay đổi lớn nhất là giải phóng nhân viên khỏi việc bị "xích" vào máy in cả ngày.

• Nhân viên hành chính có thể tập trung vào công việc thực tế — quản lý hồ sơ học sinh, trả lời thắc mắc
• Thời gian in đề thi giảm từ nửa ngày xuống còn 10 phút
• Không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng cho các định dạng tệp khác nhau
• Không còn phải in lại do sai thứ tự in
• Bản tin gửi phụ huynh đầu học kỳ được xử lý chỉ bằng một cú nhấp chuột
• Giảm bớt căng thẳng in ấn giúp cải thiện sự hài lòng chung của nhân viên

"Bây giờ tôi chỉ cần tải các tệp lên vào buổi sáng, nhấn in tất cả cùng lúc và thế là xong. Chúng tôi từng phải làm thêm giờ vì in ấn. Nhìn lại, thật khó tin đó từng là thực tế của chúng tôi."

Khi Batch Printer tạo ra sự khác biệt lớn nhất

• Kỳ thi giữa kỳ và cuối kỳ — in tất cả các đề thi theo khối và môn học cùng lúc
• Đầu học kỳ — in hơn 20 loại bản tin phụ huynh khác nhau đồng thời
• Các buổi đào tạo giáo viên — in các slide thuyết trình (PPT) và tài liệu tham khảo (PDF, HWP) cùng nhau
• Hồ sơ học sinh — xử lý hàng loạt các biểu mẫu HWP khác nhau
• Đăng ký chương trình sau giờ học — in các bản đăng ký của học sinh (PDF, hình ảnh) tất cả cùng nhau

Bất kỳ trường học nào cũng có thể bắt đầu ngay hôm nay

Đây không phải là một tình huống cá biệt. Các trường học trên khắp cả nước đều đối mặt với gánh nặng in ấn hàng ngày tương tự — núi tệp HWP và PDF cần được in ra. Bất kỳ trường học nào cũng có thể đạt được kết quả tương tự ngay lập tức.

• Không cần cài đặt — hoạt động trên mọi trình duyệt, ngay bây giờ
• Hỗ trợ đầy đủ HWP/HWPX — in tệp Hancom mà không cần cài đặt Hancom Office
• Hỗ trợ PDF, Word, Excel, PPT, hình ảnh — không còn phải chuyển đổi giữa các ứng dụng
• Sử dụng miễn phí — không cần phê duyệt ngân sách cho các tính năng cốt lõi
• Tệp luôn an toàn — tự động xóa sau khi xử lý, an toàn cho thông tin cá nhân của học sinh