จากการวิจัยของ McKinsey และ IDC พบว่าผู้เชี่ยวชาญใช้เวลาเฉลี่ย 2.5 ชั่วโมงต่อวันในการค้นหาและรวบรวมเอกสาร ลองนึกภาพว่าคุณมีสัญญา Word, ตารางราคา Excel, สไลด์ PowerPoint และภาคผนวก PDF อีก 3 ไฟล์ การประชุมจะเริ่มในอีก 30 นาที และคุณต้องการเอกสารมืออาชีพเพียงชุดเดียวสำหรับนำเสนอ แทนที่จะสลับไปมาระหว่างหลายหน้าต่างและรูปแบบไฟล์ คุณต้องการไฟล์รวมเพียงไฟล์เดียว
ผลกระทบทางการเงินจากความไม่เป็นระเบียบของเอกสารนั้นมีนัยสำคัญมาก จากข้อมูลของ Dokmee และ GO Nitro การค้นหาเอกสารที่ไม่มีประสิทธิภาพทำให้บริษัทสูญเสียเงินประมาณ 700,000 บาทต่อพนักงานหนึ่งคนต่อปี นอกจากนี้ IDC ยังรายงานว่า 21.3% ของประสิทธิภาพการทำงานทั้งหมดสูญเสียไปเนื่องจากปัญหาที่เกี่ยวข้องกับเอกสาร
""บริษัทใช้เงินประมาณ 700 บาทในการจัดเก็บเอกสารหนึ่งฉบับ และ 4,200 บาทในการค้นหาเอกสารที่จัดเก็บผิดที่ ตัวเลขชัดเจน: การรวมเอกสารคุ้มทุนตั้งแต่วันแรก" — WiFiTalents รายงานการจัดการเอกสาร"
เครื่องมือรวม PDF แบบดั้งเดิมมักรองรับเฉพาะการรวม PDF กับ PDF เท่านั้น แต่งานจริงต้องใช้เอกสาร Word สำหรับสัญญาและบันทึก, สไลด์ PowerPoint สำหรับการนำเสนอและรายงาน, ตาราง Excel สำหรับงบประมาณและข้อมูล และ PDF ที่มีอยู่สำหรับแบบฟอร์มที่ลงนามแล้วหรือใบรับรอง การรวมไฟล์ข้ามรูปแบบจะแปลงและรวมไฟล์ประเภทต่างๆ เหล่านี้ทั้งหมดเป็น PDF ที่สวยงามเพียงไฟล์เดียวในขั้นตอนเดียว ไม่ต้องแปลงด้วยตนเอง ไม่ต้องคัดลอกวาง หรือแก้ไขการจัดรูปแบบที่เสียหาย
ทีมขายมักจัดการไฟล์ Word สำหรับข้อกำหนดและเงื่อนไข, Excel สำหรับตารางราคา และ PowerPoint สำหรับการสาธิตผลิตภัณฑ์ แทนที่จะส่งไฟล์แนบแยกกันสี่ไฟล์และหวังว่าลูกค้าจะเปิดตามลำดับที่ถูกต้อง ให้รวมทุกอย่างเป็น PDF ต่อเนื่องเพียงไฟล์เดียว ข้อเสนอที่ส่งเป็นเอกสารเดียวมีอัตราการตรวจสอบเสร็จสิ้นสูงกว่า 32% เพราะผู้ตรวจสอบไม่สูญเสียการติดตามส่วนต่างๆ
การประชุมคณะกรรมการต้องการวาระการประชุมใน Word, สรุปการเงินใน Excel, การนำเสนอเชิงกลยุทธ์ใน PowerPoint และเอกสารกำกับดูแลใน PDF โดยปกติผู้ช่วยผู้บริหารอาจใช้เวลา 45 นาทีหรือมากกว่าในการพิมพ์และรวบรวมเอกสารเหล่านี้ ด้วยการรวมไฟล์ข้ามรูปแบบ ชุดเอกสารทั้งหมดกลายเป็น PDF เดียวพร้อมสำหรับการแจกจ่ายหรือดูบนแท็บเล็ตในเวลาไม่ถึงสองนาที
สำนักงานกฎหมายรวบรวมเอกสารยื่นศาลจากแหล่งต่างๆ หลายสิบแหล่ง รวมถึงคำร้องใน Word, หลักฐานในรูปแบบ PDF หรือรูปภาพ และแบบฟอร์มขั้นตอนในเทมเพลต PDF สำนักงานที่ใช้การรวมเอกสารแบบกลุ่มรายงานว่าเวลาเตรียมเอกสารลดลง 80% PDF รวมเดียวที่มีหมายเลขหน้าสม่ำเสมอยังช่วยลดความเสี่ยงของหน้าที่หายไประหว่างการยื่น
เมื่อสิ้นสุดโครงการ ทีมต้องส่งมอบรายงานสุดท้ายใน Word, การแสดงข้อมูลเชิงภาพใน PowerPoint, ภาคผนวกข้อมูลดิบใน Excel และข้อตกลงที่ลงนามแล้วใน PDF ลูกค้าที่ได้รับเอกสารที่จัดระเบียบดีเพียงชุดเดียวให้คะแนนประสบการณ์การส่งมอบสูงกว่าผู้ที่ได้รับโฟลเดอร์ไฟล์กระจัดกระจายถึง 60%
นักวิจัยรวบรวมบทความใน Word หรือ LaTeX PDF, ตารางข้อมูลใน Excel, สไลด์นำเสนอใน PowerPoint และเอกสารเสริมในรูปแบบ PDF ต่างๆ เป็นชุดการส่งเพียงชุดเดียว ระบบส่งงานของมหาวิทยาลัยต้องการ PDF รวมเดียวมากขึ้นเรื่อยๆ ทำให้การรวมไฟล์ข้ามรูปแบบเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับกระบวนการทำงานทางวิชาการ
ลองพิจารณากระบวนการแบบดั้งเดิม: เปิดแต่ละไฟล์, ส่งออกหรือแปลงเป็น PDF ทีละไฟล์, เปิดเครื่องมือ PDF, นำเข้าไฟล์ทั้งหมด, จัดเรียงลำดับ, รวม และสุดท้ายบันทึก กระบวนการนี้มักใช้เวลา 15 ถึง 20 นาทีต่อชุดเอกสาร โดยสมมติว่าไม่มีปัญหาทางเทคนิค
นี่ไม่ใช่การปรับปรุงเล็กน้อย แต่หมายถึงการคืนเวลาทำงานที่มีประสิทธิภาพเกือบหนึ่งเดือนเต็มต่อคนต่อปี สำหรับทีม 10 คน นั่นคือมากกว่า 200 วันทำงาน — เทียบเท่ากับการเพิ่มสมาชิกทีมใหม่โดยไม่มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม
""หลังจากเปลี่ยนมาใช้การรวมเอกสารแบบกลุ่ม ทีมกฎหมายของเราลดเวลาเตรียมเอกสารลง 80% งานที่เคยใช้เวลา 2 ชั่วโมงก่อนยื่นศาลตอนนี้ใช้เวลาเพียง 20 นาที" — ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการ สำนักงานกฎหมายขนาดกลาง"
ไม่ใช่เครื่องมือรวมทุกตัวที่พร้อมรองรับกระบวนการทำงานข้ามรูปแบบ นี่คือสิ่งที่แยกแยะเครื่องมือที่ประหยัดเวลาจริงออกจากเครื่องมือที่ก่อให้เกิดความหงุดหงิดมากขึ้น
ความเป็นส่วนตัวก็เป็นปัจจัยสำคัญเช่นกัน เครื่องมือที่ประมวลผลไฟล์โดยตรงในเบราว์เซอร์ของคุณ (ฝั่งไคลเอนต์) จะไม่อัปโหลดเอกสารของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายนอก สิ่งนี้จำเป็นสำหรับสัญญา ข้อมูลทางการเงิน และเอกสารใดๆ ที่ครอบคลุมโดยข้อตกลงการไม่เปิดเผยข้อมูล ตรวจสอบเสมอว่าเครื่องมือระบุอย่างชัดเจนว่าใช้การประมวลผลฝั่งไคลเอนต์หรือไม่
ฉันสามารถรวมไฟล์ Word และ PowerPoint เป็น PDF โดยไม่ต้องติดตั้งซอฟต์แวร์ได้ไหม? ได้ เครื่องมือบนเบราว์เซอร์อย่าง Batch Printer รับ Word (.docx), PowerPoint (.pptx), Excel (.xlsx) และไฟล์รูปภาพพร้อมกับ PDF เครื่องมือจะแปลงแต่ละไฟล์เป็น PDF โดยอัตโนมัติและรวมเป็นเอกสารเดียว — ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ ไม่ต้องติดตั้ง
การรวมจะรักษาการจัดรูปแบบดั้งเดิมของแต่ละไฟล์ไว้ไหม? ใช่ เมื่อใช้เครื่องมือรวมที่มีคุณภาพ เอกสารต้นฉบับแต่ละชิ้นจะถูกแปลงเป็น PDF ก่อน ซึ่งจะล็อกการจัดรูปแบบไว้ — ฟอนต์ เลย์เอาต์ แผนภูมิ และรูปภาพจะคงอยู่เหมือนกับที่ปรากฏในแอปพลิเคชันต้นฉบับ
การรวมเอกสารธุรกิจที่เป็นความลับออนไลน์ปลอดภัยไหม? มองหาเครื่องมือที่ประมวลผลไฟล์ทั้งหมดในเบราว์เซอร์ของคุณ (ฝั่งไคลเอนต์) เครื่องมือเหล่านี้จะไม่อัปโหลดเอกสารของคุณไปยังเซิร์ฟเวอร์ภายนอก Batch Printer ประมวลผลไฟล์ในเครื่องในเบราว์เซอร์ของคุณ ดังนั้นสัญญาที่เป็นความลับและข้อมูลทางการเงินจะไม่ออกจากอุปกรณ์ของคุณ
ฉันสามารถรวมไฟล์ได้กี่ไฟล์ในครั้งเดียว? Batch Printer รองรับสูงสุด 20 ไฟล์ต่อการรวมสำหรับผู้ใช้ทั่วไป และมากกว่านั้นสำหรับผู้ใช้ที่ลงทะเบียน โดยมีขนาดรวมสูงสุด 1GB สำหรับกระบวนการทำงานทางธุรกิจส่วนใหญ่ — ข้อเสนอ ชุดเอกสารการประชุม ผลงานที่ส่งมอบ — นี่มากกว่าเพียงพอ
