สรุป
ใช้ Batch Printer เพิ่มรหัสผ่านสำหรับเปิดไฟล์และรหัสผ่านสิทธิ์ให้กับ PDF เพื่อแชร์เอกสารอ่อนไหวอย่างจดหมายเงินเดือน สรุปผู้ป่วย และเอกสารบอร์ดได้ปลอดภัยขึ้น การส่งไฟล์และรหัสผ่านแยกช่องทางช่วยลดความเสี่ยงเมื่ออีเมลถูกส่งต่อผิดคน
วิธีใส่รหัสผ่านป้องกัน PDF
คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับเพิ่มรหัสผ่านป้องกันไฟล์ PDF
- 1
อัปโหลด PDF
ลากและวางไฟล์ PDF ลงในพื้นที่อัปโหลด
- 2
ตั้งรหัสผ่าน
ใส่รหัสผ่านที่ต้องการ แล้วใส่ซ้ำเพื่อยืนยัน
- 3
ป้องกันและดาวน์โหลด
คลิกป้องกันเพื่อเข้ารหัส PDF จากนั้นดาวน์โหลดไฟล์ที่ป้องกันแล้ว
คำถามที่พบบ่อย
ฉันตั้งรหัสผ่านแบบใดได้บ้าง?
คุณตั้งรหัสผ่านผู้ใช้สำหรับเปิด PDF และรหัสผ่านเจ้าของสำหรับแก้ไขหรือพิมพ์ได้
รหัสผ่านเปิดไฟล์กับรหัสผ่านสิทธิ์ต่างกันอย่างไร?
รหัสผ่านเปิดไฟล์จะกันไม่ให้คนที่ไม่มีข้อมูลยืนยันตัวตนดูไฟล์ได้ ส่วนรหัสผ่านสิทธิ์อนุญาตให้ดูไฟล์ แต่จำกัดการพิมพ์ การคัดลอก หรือการแก้ไข
ป้องกันเอกสารที่เซ็นแล้วได้ไหม?
ได้ แต่ควรเพิ่มการป้องกันหลังตรวจสอบลายเซ็นและเลย์เอาต์เรียบร้อยแล้ว การประมวลผล PDF ที่เซ็นแล้วอีกครั้งอาจกระทบการตรวจสอบในโปรแกรมอ่านบางตัว
รหัสผ่าน PDF ควรแข็งแรงแค่ไหน?
ใช้ความยาวอย่างน้อย 12 ตัวอักษร โดยผสมตัวอักษร ตัวเลข และสัญลักษณ์ อย่าใช้รหัสผ่านซ้ำกับอีเมลหรือบัญชีคลาวด์
ผู้รับต้องใช้ซอฟต์แวร์พิเศษเพื่อเปิด PDF ที่ป้องกันไว้ไหม?
โปรแกรมอ่าน PDF รุ่นใหม่ส่วนใหญ่รองรับไฟล์เข้ารหัส ผู้รับต้องมีเพียงรหัสผ่านที่ถูกต้องและโปรแกรมอ่านเวอร์ชันปัจจุบัน
กรณีการใช้งานจริงสำหรับ ป้องกัน PDF
ทีม HR และเงินเดือนป้องกันจดหมายเงินเดือนและแบบฟอร์มภาษีก่อนแชร์ทางอีเมล PDF ที่มีรหัสผ่านช่วยลดการเปิดเผยโดยไม่ตั้งใจเมื่อข้อความถูกส่งต่อออกไปนอกกลุ่มผู้รับที่ได้รับอนุมัติ
ผู้ดูแลระบบด้านสุขภาพป้องกันสรุปผู้ป่วยที่ส่งออกสำหรับการส่งต่อ รหัสผ่านระดับเอกสารเพิ่มเกราะป้องกันเมื่อไฟล์เคลื่อนย้ายระหว่างคลินิกและแพทย์ผู้เชี่ยวชาญภายนอก
ฝ่ายการเงินป้องกันเอกสารบอร์ดด้วยสิทธิ์จำกัดการพิมพ์และคัดลอกระหว่างรอบตรวจงบประมาณ วิธีนี้ช่วยจำกัดการเผยแพร่ต่อโดยไม่ได้รับอนุญาตก่อนประกาศอย่างเป็นทางการ
เคล็ดลับและแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับ ป้องกัน PDF
- ส่งไฟล์และรหัสผ่านคนละช่องทาง เช่น ส่งไฟล์ทางอีเมล และส่งรหัสผ่านทางแชทหรือโทรศัพท์
- กำหนดกติกาการตั้งชื่อรหัสผ่านให้ชัดเจนในทีม เพื่อให้ผู้รับรู้ว่าควรคาดหวังรูปแบบข้อมูลยืนยันตัวตนแบบใด
- ทดสอบไฟล์ที่ป้องกันแล้วอย่างน้อยในโปรแกรมอ่าน PDF บนเดสก์ท็อปหนึ่งตัวและบนมือถือหนึ่งตัวก่อนแจกจ่าย
- บันทึกว่าใครได้รับไฟล์ที่ป้องกันแล้วและเมื่อใด โดยเฉพาะในเวิร์กโฟลว์ข้อมูลที่อยู่ภายใต้กฎกำกับ
- เก็บสำเนาหลักที่ยังไม่ป้องกันไว้ในคลังภายในที่ปลอดภัยเพื่อการอัปเดตในอนาคต