ทำไมการแปลงเอกสาร Office เป็น PDF ก่อนพิมพ์จึงช่วยประหยัดเวลาได้มาก

คุณใช้เวลา 20 นาทีจัดรูปแบบรายงานใน Word อย่างสมบูรณ์แบบ ฟอนต์สวย ตารางเรียบร้อย กราฟดูดี กดปุ่มพิมพ์ด้วยความมั่นใจ แต่ผลลัพธ์กลับออกมาเละเทะ ฟอนต์ถูกเปลี่ยน ตารางล้นหน้า เลย์เอาต์ที่ตั้งใจทำหายไปหมด เคยเจอแบบนี้ไหม?

ต้นทุนที่ซ่อนอยู่ของการพิมพ์เอกสาร Office โดยตรง

การพิมพ์ไฟล์ Word, Excel หรือ PowerPoint โดยตรงเป็นหนึ่งในสาเหตุที่พบบ่อยที่สุดของการเสียเวลาในสำนักงานทั่วโลก ปัญหาไม่ได้อยู่ที่เครื่องพิมพ์ แต่อยู่ที่ความแตกต่างระหว่างสิ่งที่คุณเห็นบนหน้าจอกับข้อมูลที่เครื่องพิมพ์ได้รับ

• ฟอนต์ที่ติดตั้งในคอมพิวเตอร์ของคุณอาจไม่มีในเครื่องพิมพ์
• ขอบหน้าและเลย์เอาต์เปลี่ยนไปตามเวอร์ชันของ Office
• สเปรดชีต Excel พิมพ์ออกมาตัดคอลัมน์หรือตัวอักษรเล็กมาก
• สไลด์ PowerPoint สูญเสียองค์ประกอบบางอย่างหรือตำแหน่งเปลี่ยน
• กราฟและ SmartArt แสดงผลต่างกันตามเวอร์ชัน Office
• เอกสารที่สร้างบน Mac พิมพ์จาก Windows แล้วเลย์เอาต์พัง

"เมื่อก่อนเราต้องพิมพ์ซ้ำ 2-3 ครั้งกว่าจะได้ผลลัพธ์ที่ยอมรับได้ ไม่ใช่แค่น่าหงุดหงิด แต่เป็นการเสียเงินจริงๆ ทั้งกระดาษและเวลา"

ทางออก: แปลงเป็น PDF ก่อน

PDF (Portable Document Format) ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้โดยเฉพาะ เมื่อคุณแปลงเอกสารเป็น PDF ฟอนต์ รูปภาพ และองค์ประกอบเลย์เอาต์ทั้งหมดจะถูกล็อกไว้ สิ่งที่คุณเห็นคือสิ่งที่จะพิมพ์ออกมา ไม่ว่าจะใช้คอมพิวเตอร์ ระบบปฏิบัติการ หรือเครื่องพิมพ์ใดก็ตาม

• ฟอนต์ถูกฝังในไฟล์ ไม่มีการแทนที่ ไม่มีเซอร์ไพรส์
• เลย์เอาต์เหมือนกันทุกประการในทุกอุปกรณ์และเครื่องพิมพ์
• ขนาดไฟล์มักจะเล็กกว่าเอกสาร Office ต้นฉบับ
• เข้ากันได้กับทุกอุปกรณ์ เปิดและพิมพ์ได้ทุกที่
• คอมพิวเตอร์ที่ใช้พิมพ์ไม่จำเป็นต้องติดตั้ง Microsoft Office
• ผลลัพธ์เหมือนกันไม่ว่าจะพิมพ์จาก Windows, Mac หรือ Linux

Batch Printer ทำให้ทุกอย่างง่ายดาย

Batch Printer ช่วยขจัดขั้นตอนการแปลงด้วยตนเองทั้งหมด เพียงอัปโหลดเอกสาร Office ของคุณ ไม่ว่าจะเป็น Word, Excel, PowerPoint, HWP, WPS หรือรูปภาพ แล้ว Batch Printer จะแปลงทุกอย่างเป็น PDF โดยอัตโนมัติ รวมไฟล์ตามลำดับที่คุณต้องการ และเตรียมเอกสารพร้อมพิมพ์ให้ในไฟล์เดียว

• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Hancom HWP (.hwp, .hwpx)
• WPS Office (.wps, .wpt, .et, .ett, .dps, .dpt)
• รูปภาพ (.jpg, .png, .gif, .webp)
• ไฟล์ข้อความและ HTML

ผลลัพธ์ในโลกจริง

ทีมที่เปลี่ยนมาใช้เวิร์กโฟลว์พิมพ์แบบ PDF-first รายงานการปรับปรุงอย่างมาก โดยเฉลี่ยประหยัดเวลา 15 นาทีต่อชุดเอกสาร และแทบจะขจัดการพิมพ์ซ้ำเนื่องจากปัญหาการจัดรูปแบบได้หมด สำหรับสำนักงานที่พิมพ์บ่อย สามารถประหยัดเวลาได้หลายชั่วโมงต่อสัปดาห์